2. Strategie bepaalt de route
Veel volwassenheidsmodellen worden toegepast alsof je altijd van stap 1 naar stap 5 moet groeien, in vaste volgorde. In de praktijk van de accountancy werkt dat anders. Een kantoor heeft beperkte capaciteit en moet keuzes maken. De strategie van het kantoor bepaalt welke processen of adviesgebieden als eerste ontwikkeld worden.
Wil je de komende jaren meer nadruk leggen op advies? Dan moet je kiezen: welke adviesvormen eerst?
- Categorisch advies – terugkerende, regelgedreven onderwerpen zoals dividend, btw, winstbelasting en WKR (werkkostenregeling).
- Thematisch advies – context- en branchespecifieke thema’s zoals bedrijfsopvolging, franchise, familie-BV’s, personeel of security.
Categorisch advies is relatief voorspelbaar en leent zich voor standaardisering en signalering. Thematisch advies vraagt vaak om specialistische kennis die je moet omzetten naar een productized service: een gestandaardiseerde aanpak die schaalbaar is en door meerdere medewerkers kan worden uitgevoerd.
Deze keuzes zijn richtinggevend. Het Accountancy Maturity Model (AMM) helpt vervolgens te meten waar je staat in die processen en subprocessen, en welke stappen nodig zijn om verder te groeien.
Subprocessen als bouwstenen
Elk adviesgebied is opgebouwd uit subprocessen. Neem bijvoorbeeld het btw-proces:
- Input: facturen en boekingen.
- Verwerking: btw-codes, grootboek, uitzonderingen.
- Output: aangifte, rapportage, signaal voor klant.
Door dit uit elkaar te trekken in subprocessen kun je scherp analyseren waar het misgaat en welk domein (Mensen, Processen, Data of Applicaties) nog onvoldoende volwassen is.
Deze analyse werkt altijd in twee lagen:
- Kwaliteitscriteria – nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie, actualiteit en compliance.
- Domeinen – mensen, processen, data en applicaties die samen bepalen of je de kwaliteitscriteria haalt.
ISO/IEC 25012 als kwaliteitslens
Het internationale datakwaliteitsmodel ISO/IEC 25012 vormt de basis voor het beoordelen van de kwaliteit van data. Deze norm legt vast welke kenmerken data betrouwbaar maken. De vraag is steeds: kun je vertrouwen op je data, en is ze bruikbaar voor de processen en adviezen die je wilt leveren?
Voor de accountancy zijn voor de analyse gekozen dimensies:
- Nauwkeurigheid – zijn de gegevens correct en foutloos verwerkt?
- Volledigheid – zijn alle noodzakelijke gegevens aanwezig en aangeleverd?
- Consistentie – worden data en processen uniform toegepast binnen én tussen administraties?
- Actualiteit – is de informatie op tijd verwerkt en nog steeds actueel genoeg?
- Compliance – voldoet de data aan wet- en regelgeving?
Koppel je deze kwaliteitscriteria aan de processtappen van de boekhouding – van inrichting administratie tot rapportage – dan ontstaat een scherpe diagnose. Je ziet niet alleen waar het proces hapert, maar ook waarom: ontbrekende data, variatie in werkwijze, verouderde invoer of systemen die de regels niet goed ondersteunen.
Daar is het goed om te bepalen van waar uit je het datakwaliteitsmodel ISO/IEC 25012 op wilt richten en op hoeveel zie:
Procesanalyse boekhoudproces
Onderstaande tabel laat zien hoe je een boekhoudproces kunt analyseren langs zes processtappen en vijf kwaliteitsdimensies.
Tabel 7: Procesanalyse; processtappen op basis van ISO/IEC 25012-dimensies
| Boekhoudproces | 1. Inrichting administratie | 2. Input data | 3. Conversie | 4. Controle | 5. Advies | 6. Rapportage |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Nauwkeurigheid | Geen uniform rekeningschema; dubbele of generieke grootboekrekeningen leiden tot onduidelijke rapportages. | Handmatige invoer veroorzaakt typefouten; verkeerde interpretatie leidt tot fouten. | Systeem geeft groen vinkje terwijl boeking inhoudelijk fout is. | Correcte posten worden onterecht als fout gemarkeerd. | Adviezen zijn te generiek en sluiten niet aan bij de context. | Rapportages geven een vertekend beeld door verkeerde coderingen. |
| Volledigheid | Geen verplichte inrichting per klanttype; rekeningen of dagboeken ontbreken. | Niet alle facturen of bankmutaties worden tijdig aangeleverd. | Door klanten geboekte administraties worden niet meegenomen. | Belangrijke posten (afschrijvingen, voorraad) ontbreken in controles. | Advies blijft incompleet bij ontbrekende checks of data. | Rapportages lijken volledig maar missen cruciale gegevens. |
| Consistentie | Verschillen in administraties (bijv. na overnames) maken rapportages onvergelijkbaar. | Variatie in dagboeken en rekeningschema’s leidt tot mismatches. | Inconsistente RGS-structuren veroorzaken fouten. | Afwijkend rekeninggebruik leidt tot inconsistenties. | Adviezen verschillen per administratie. | Rapportages worden niet uniform gegenereerd of beoordeeld. |
| Actualiteit | Inrichtingswijzigingen worden niet tijdig doorgevoerd. | Documenten worden te laat verwerkt; administratie loopt achter. | Controles draaien maandelijks terwijl kosten per kwartaal geboekt worden. | Maandcontroles geven foutmeldingen bij kwartaalposten. | Advies is minder relevant door vertraagde verwerking. | Rapportages zijn onbruikbaar bij achterstand. |
| Compliance | RGS niet verplicht ingericht; risico’s bij btw en VPB. | Btw-codes niet uniform ingesteld; fouten in aangiftes. | Onjuiste RGS-koppelingen bemoeilijken compliance. | Foutmeldingen missen audittrail en status. | Adviezen missen koppeling met actuele wetgeving. | Afwijkingen zoals gemiste aangiften worden niet zichtbaar gemaakt. |
Doel van de procesanalyse
Het doel van deze aanpak is om knelpunten zichtbaar én meetbaar te maken. Door subprocessen te beoordelen aan de hand van kwaliteitscriteria kun je scores toekennen per stap. Daarmee wordt duidelijk:
- waar de grootste risico’s en verbeterpunten zitten,
- welk domein (Mensen, Processen, Data of Applicaties) achterblijft,
- en welke acties nodig zijn om het proces naar de volgende fase te brengen.
Zo wordt volwassenheid concreet en meetbaar.
Het Accountancy Maturity Model in de praktijk
Het AMM bestaat uit vijf fasen. Elke fase bouwt voort op de vorige, maar de volgorde waarin je een proces ontwikkelt, wordt bepaald door je strategische keuzes.
Fase 1 – Basisinrichting
- Mensen: iedereen werkt op eigen manier; kennis zit in hoofden.
- Processen: geen vastgelegde werkwijzen; grote variatie (bijv. statiegeldbonnen worden op drie manieren geboekt).
- Data: inconsistent; grootboekrekeningen verschillen per administratie.
- Applicaties: systemen ondersteunen de standaard niet; geen signalen of waarschuwingen.
✔ Eerste stap: breng de grootste variatie in kaart en maak een eerste gezamenlijke afspraak.
Fase 2 – Standaardisatie
- Mensen: werken met dezelfde sjablonen en afspraken; afwijkingen worden bewust gekozen.
- Processen: terugkerende werkzaamheden zijn vastgelegd in templates en instructies.
- Data: coderingen geharmoniseerd; rapportages worden consistenter.
- Applicaties: basisintegraties aanwezig; systemen ondersteunen naleving van de standaard.
✔ Eerste stap: kies één proces (bijv. kostenverwerking) en standaardiseer dat kantoorbreed.
Fase 3 – Optimalisering
- Mensen: gewend aan verbetercycli; bespreken maandelijks doorlooptijd en fouten.
- Processen: dashboards geven inzicht in doorlooptijden en first-time-right.
- Data: kwaliteit wordt meetbaar; inconsistenties worden direct zichtbaar.
- Applicaties: workflow-ondersteuning en rapportages tonen uitzonderingen.
✔ Eerste stap: stel KPI’s vast en bespreek die periodiek met het team.
Fase 4 – Voorspelbaarheid
- Mensen: cultuur verschuift naar proactief plannen.
- Processen: stabiel en voorspelbaar; forecasts voor werkdruk en oplevermomenten.
- Data: betrouwbaar genoeg om scenario’s te draaien.
- Applicaties: API’s en endpoints leveren data voor forecasting en capaciteitsplanning.
✔ Eerste stap: gebruik historische data om voorspellingen te maken en toets deze aan de werkelijkheid.
Fase 5 – Datagedreven & AI
- Mensen: accountants zijn strategisch adviseurs; continu verbeteren is cultuur.
- Processen: grotendeels geautomatiseerd; verbeteringen worden systematisch doorgevoerd.
- Data: realtime, uniform en betrouwbaar; analyses voorspellen kansen en risico’s.
- Applicaties: volledig geïntegreerd landschap; systemen leveren realtime signalen en AI-suggesties.
✔ Eerste stap: gebruik data en AI om proactief adviesmomenten te plannen.
Conclusie
Hoofdstuk 2 laat zien hoe strategie en analyse samenkomen:
- Je begint met een strategische keuze (bv. focus op advies).
- Je splitst die keuze op in subprocessen.
- Je beoordeelt subprocessen langs kwaliteitscriteria (ISO/IEC 25012).
- Je koppelt dit terug naar de domeinen van het AMM en ziet waar je moet investeren.
Het AMM is daarmee niet alleen een groeimodel, maar ook een beslisinstrument. Het maakt zichtbaar hoe strategie, kwaliteit en procesvolwassenheid elkaar versterken en geeft kantoren een route naar voorspelbare en datagedreven dienstverlening.