3. Praktijk van cijfers naar inzicht de situatie
Bij een middelgroot accountantskantoor draaide veel werk nog op Excel. Vooral de berekening van prognoses – een routineonderdeel in veel adviestrajecten – verliep versnipperd. Officieel was er één template, maar in de praktijk werkte elke medewerker met zijn eigen kopie.
Wat begon als gemak (“ik gebruik de laatste versie die ik toevallig heb”) groeide uit tot een lappendeken van bestanden. Het gevolg:
- Inconsistentie in berekeningen: uitgangspunten verschilden per medewerker, soms zelfs per klant.
- Data-afwijkingen: klantnamen of parameters werden niet altijd correct aangepast. Een draft met de verkeerde klantnaam stond zelfs in SharePoint klaar voor verzending.
- Geen procesbeheersing: er waren geen duidelijke afspraken wie de template beheerde of hoe versies moesten worden bijgehouden.
- Variatie in advieskwaliteit: klanten kregen soms andere uitkomsten of toelichtingen voor vergelijkbare situaties.
Daar kwam nog iets bij: de politieke agenda van klanten. Sommige ondernemers wilden vasthouden aan “hun eigen berekening” – zonder duidelijke reden, maar vooral uit gewoonte of wantrouwen tegenover verandering. Het probleem zat dus niet alleen in de techniek, maar ook in de acceptatie.
Het was een schoolvoorbeeld van een subproces van een subproces dat onzichtbaar veel ruis veroorzaakte: een klein onderdeel in een adviesproduct dat systematisch kwaliteit en vertrouwen ondermijnde.
De interventie
De aanpak van dit vraagstuk vanuit het Accountancy Maturity Model (AMM) als kader. In plaats van het hele adviesproces te herzien, zoom in op dit één subproces: de annuïteitenberekening. (deze was niet standaard)
Stap 1 – Nulmeting (Fase 1: Basisinrichting)
- Mensen: elke medewerker werkte op zijn eigen manier.
- Processen: geen vastgelegde afspraken over sjablonen.
- Data: variatie in invoer; dezelfde berekening leidde tot verschillende uitkomsten.
- Applicaties: SharePoint fungeerde alleen als opslag, niet als controlemechanisme.
Scoord dit subproces tegen de kwaliteitsdimensies van ISO/IEC 25012:
| Kwaliteitsdimensie | Bevinding | Impact |
|---|---|---|
| Nauwkeurigheid | Parameters werden verkeerd overgenomen of aangepast. | Foute berekeningen en verkeerde adviezen. |
| Volledigheid | Niet alle variabelen stonden in elk bestand. | Incomplete berekeningen en gemiste checks. |
| Consistentie | Elke medewerker had een eigen kopie. | Klanten kregen verschillende uitkomsten. |
| Actualiteit | Bestanden waren niet bijgewerkt met de laatste rentepercentages. | Berekeningen waren soms verouderd. |
| Compliance | Wettelijke formules werden niet altijd correct toegepast. | Risico op foutieve aangiftes of adviezen. |
Stap 2 – Quick-win (Fase 2: Standaardisatie)
In plaats van nóg een nieuw template te bouwen, kies voor één kantoorbrede standaard met één hoofdverantwoordelijke:
- Één centraal bestand in SharePoint.
- Alleen de functioneel beheerder mocht wijzigingen doen.
- Versiebeheer en automatische logging om te zien wie het bestand gebruikte.
Stap 3 – Procesafspraken (Fase 3: Optimalisering)
- Rollen & verantwoordelijkheden: één eigenaar voor onderhoud en updates.
- Processtap toegevoegd: controle of klantnaam en basisparameters correct zijn ingevuld.
- Applicatie-ingreep: waarschuwing in het systeem bij verkeerde klantnaam.
Stap 4 – Toekomstpad (richting Fase 4 en 5)
De lange termijnstrategie is om dit soort berekeningen rechtstreeks uit het financiële systeem te genereren. Dat betekent:
- Data automatisch ophalen uit de administratie.
- Uniforme rekenmodellen die niet te wijzigen zijn door individuele medewerkers.
- Mogelijkheid tot real-time scenario-analyses met AI.
Het resultaat
De effecten zijn direct merkbaar:
- Minder fouten: verkeerde namen en parameters kwamen niet meer voor.
- Tijdwinst: medewerkers hoefden niet langer te zoeken naar “de laatste versie”.
- Uniformiteit: uitkomsten waren consistent, ongeacht wie de berekening uitvoerde.
- Betere rapportages: managementrapportages sluiten aan op dezelfde logica.
- Meer adviesruimte: de gesprekken met klanten gingen niet meer over “of de berekening klopt”, maar over de betekenis van de uitkomst voor hun liquiditeit en strategie.
Reflectie – wat dit leert over volwassenheid
Deze case illustreert hoe klein een doorbraak kan zijn. Het gaat niet om een compleet adviesproces, maar om één cruciaal onderdeel dat voor ruis zorgde.
Door dit te analyseren via de lens van ISO/IEC 25012 werd zichtbaar waar de kwaliteit gebrekkig was: niet alleen in de data zelf, maar vooral in de processen en de applicaties. En door dit te koppelen aan de domeinen van het AMM ontstond een concreet groeipad:
- Mensen: medewerkers trainen om de standaard te volgen.
- Processen: vastleggen van beheer en kwaliteitscontroles.
- Data: uniform maken van invoer en parameters.
- Applicaties: inzetten van systeemcontroles en versiebeheer.
De les: volwassenheid is niet iets abstracts. Het gaat om herkenbare subprocessen die je kunt verbeteren en stap voor stap optillen naar een hoger niveau. Van losse Excel-bestanden naar één standaard is misschien geen groot nieuws, maar het verandert wel de kwaliteit van dienstverlening. En precies dát maakt de stap van cijfers naar inzicht concreet.
Excel is vaak een mooi voorbeeld want het is een fijne tool, maar het is een mooie illustratie hoe we software inzetten. Daar kan je met Excel als applicatie tot en met fase 5 komen van het maturity model echtter het is hoe je het inzet en gebruikt. Dit geldt voor veel software pakketten, het is vaak niet optimaal ingericht.
Voorbeeld: kwaliteitsanalyse van de annuïteitenberekening
| Processtap | ISO/IEC 25012 dimensie | Domein | Knelfout | Oplossing |
|---|---|---|---|---|
| Input: parameters invoeren | Nauwkeurigheid | Mensen | Verkeerde rentepercentages ingevoerd. | Training + invoerveld met validatie. |
| Verwerking: berekening maken | Consistentie | Processen | Iedereen gebruikt eigen variant van sjabloon. | Centraal template + versiebeheer. |
| Controle: uitkomst checken | Actualiteit | Data | Oude bestanden bevatten verouderde aannames. | Eén centrale dataset met actuele waarden. |
| Advies: concept voor klant | Compliance | Applicaties | Klantnaam verkeerd in concept. | Systeemwaarschuwing + verplichte check. |
| Rapportage: opname in managementrapport | Volledigheid | Processen & Data | Niet alle berekeningen worden meegenomen. | Rapportage direct gekoppeld aan centraal sjabloon. |
Conclusie
Vanuit deze case zien we hoe het AMM helpt om focus te brengen: niet alles tegelijk, maar het juiste subproces aanpakken waar het meeste rendement ligt. Door kwaliteitsdimensies en domeinen te combineren, kun je zelfs de kleinste onderdelen van het werk naar een hoger niveau tillen.
De stap van losse berekeningen naar een uniforme standaard lijkt klein, maar levert enorme winst op in betrouwbaarheid, efficiëntie en advieskracht. Precies hier ligt de essentie van het Accountancy Maturity Model: van cijfers naar inzicht, van werkdruk naar waarde.