Solution Design Document (SDD)
Proces: Factuurverwerking – Inkomende Facturen
Versie: 1.0
Datum: 6 november 2025
Auteur: Björn Proost – Business Analyst
Doel: Technische blauwdruk van de automatisering voor het inkomende-facturenproces
Step 0 – Introduction
Projectnaam:
Factuurverwerking – Inkomende Facturen
Organisatie:
FinAdWise B.V.
Beschrijving:
Deze oplossing automatiseert de verwerking van inkomende facturen via e-mail of uploadportalen.
De automatisering leest bijlagen, herkent leveranciersgegevens en bedragen, valideert data op btw- en boekhoudregels,
en boekt de facturen automatisch in de boekhoudsoftware.
Doelstelling:
- Verminderen van handmatige invoer > 70 %.
- Verkorten van de verwerkingstijd van 5 minuten naar < 1 minuut per factuur.
- Verbeteren van datakwaliteit en audittrail.
Step 1 – Process Overview
| Categorie | Beschrijving |
|---|---|
| Pre-requisites | Facturen worden digitaal aangeleverd (pdf, UBL) via factuur@finadwise.nl. |
| Applicaties | Factuurverwerkingssoftware (bijv. Scan & Recognize Tool), Boekhoudsoftware, SharePoint, Power BI. |
| Infra | Virtuele server – Windows 11 Enterprise, Robot runtime UiPath 2024 LTS. |
| Interactie | Robot monitort mailbox, verwerkt bijlagen, uploadt resultaten naar SharePoint en API-post naar boekhoudpakket. |
| Conventies | Naming standaard = FVR_<leverancier>_<datum>. Logbestanden in C:\Automation\Logs. |
| Projectorganisatie | Sponsor → Finance Director • PM → Jan Vermeer • BA → Björn Proost • SA → Eva Veldhuis • Dev → Sam Peeters |
Step 2 – Diagram (High-Level Process Flow)
Tekstuele weergave:
- Trigger: Nieuwe e-mail met bijlage in Inkomende Facturen-mailbox.
- Input Check: Controleren of bijlage pdf/UBL is.
- OCR/Extractie: Uitlezen leverancier, factuurnummer, bedrag, btw, IBAN.
- Validatie: Controle op duplicaten, openstaande orders en btw-regels.
- Boeking: Uploaden van data via API naar boekhoudsoftware.
- Rapportage: Logging en statusmelding in Power BI.
- Archivering: Factuur en log verplaatsen naar SharePoint-mappen Processed of Rejected.
[Email Trigger] → [Read Attachment] → [Extract Data] → [Validate Rules] → [Post to Accounting System] → [Archive + Log]
Step 3 – Design
Modulaire opbouw (whiteboard workflow):
| Module | Beschrijving | Ontwikkelduur |
|---|---|---|
| M1 – Email Listener | Detecteert nieuwe berichten en downloadt bijlagen. | 1 dag |
| M2 – Data Extractor | OCR / UBL-parser voor factuurdata. | 2 dagen |
| M3 – Validation Engine | Controleert duplicaten, btw-nummers, ordermatching. | 3 dagen |
| M4 – Accounting Uploader | API-koppeling naar boekhoudsoftware. | 2 dagen |
| M5 – Report Generator | Genereert Power BI dataset met logs en fouten. | 1 dag |
| M6 – Exception Handler | Foutafhandeling en notificaties per e-mail. | 1 dag |
Totale geschatte ontwikkeltijd: ± 10 dagen (laag-tot-middelmatige complexiteit).
Principes: modulariteit • herbruikbaarheid • gescheiden configuratie • central logging.
Step 4 – Development & Testing
- Ontwikkeling in UiPath Studio 2024 LTS.
- Elke module getest via Unit Test met gesimuleerde input.
- Integration Test uitgevoerd in testomgeving met 100 testfacturen.
- Testrapporten vastgelegd in Technical Testing Plan v1.2.
Wijzigingen tijdens ontwikkeling:
- Extra validatie toegevoegd voor dubbele IBAN-nummers.
- API-endpoint gewijzigd na update boekhoudsoftware (versie 5.4).
→ Beide aanpassingen geregistreerd in Revisiehistorie rev 1.3.
Step 5 – Asset Management
| Asset | Type | Locatie | Opmerking |
|---|---|---|---|
| EmailListener.xaml | Workflow | \Projects\FVR\Modules | Trigger via Outlook API |
| ExtractInvoiceData.xaml | Workflow | idem | OCR / UBL-extractie |
| ValidationRules.json | Configbestand | \Projects\FVR\Config | Bevat validatieregels |
| AccountingUploader.xaml | Workflow | idem | API-verbinding |
| PowerBI_ReportTemplate.pbix | Rapportage | \Projects\FVR\Reports | Dashboardtemplate |
Step 6 – Queues & Triggers
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| Queue Name | InvoiceProcessingQueue |
| Triggers | Mailtrigger – Nieuwe e-mail in map “Inbox\Invoices” |
| Retry-policy | 3 keer met interval van 10 minuten |
| Timeouts | 60 seconden per transactie |
| Folderstructuur | /Input • /Processed • /Rejected • /Logs |
Step 7 – Code Dependencies
| Package / Library | Versie | Bron | Goedkeuring |
|---|---|---|---|
| UiPath.Mail.Activities | 1.20.3 | UiPath Official | ✅ Ja |
| UiPath.PDF.Activities | 3.9.0 | UiPath Official | ✅ Ja |
| Newtonsoft.Json | 13.0.2 | NuGet Open Source | ✅ Security Check |
| PowerBIRestAPI.dll | 1.4.1 | Intern ontwikkeld | ✅ Eigen beheer |
Step 8 – Compliance & Security
- Alle data wordt verwerkt binnen EU-servers (Azure West Europe).
- Credentials opgeslagen via UiPath Orchestrator Assets (met encryptie AES-256).
- Factuurdata bevat persoonsgegevens → voldoet aan AVG artikel 28.
- Logging geanonimiseerd: leveranciersnamen en bedragen worden gehasht in Power BI.
- Pen-test uitgevoerd (rapport #2025-FVR-SEC-003).
Step 9 – Reporting & Dashboarding
Operationele KPI’s:
- Aantal verwerkte facturen per dag/week.
- Gemiddelde verwerkingstijd (AHT).
- Percentage automatisch goedgekeurd.
- Aantal exceptions / fouten.
Business KPI’s:
- Bespaarde manuren (FTE’s).
- Foutpercentage voor en na automatisering.
- Doorlooptijd van ontvangst tot boeking.
Visualisatie:
Power BI-dashboard met:
- real-time status per leverancier,
- trending-grafieken,
- heatmap voor foutoorzaken,
- exportfunctie naar Excel en SharePoint.
Revision History
| Rev# | Datum | Omschrijving van wijziging | Auteur / Rol |
|---|---|---|---|
| 1.0 | 06-11-2025 | Eerste versie – opgezet volgens AMM-richtlijnen | Björn Proost (BA) |
| 1.1 | 10-11-2025 | API-endpoint en IBAN-check toegevoegd | Eva Veldhuis (SA) |
| 1.2 | 15-11-2025 | Power BI-logging uitgebreid | Sam Peeters (Dev) |
Key Contacts
| Rol | Naam | Organisatie | |
|---|---|---|---|
| Sponsor | Lisa Hendriks | lisa.hendriks@finadwise.nl | FinAdWise B.V. |
| Process Owner | Thomas van Beek | thomas.vbeek@finadwise.nl | FinAdWise B.V. |
| Project Manager | Jan Vermeer | jan.vermeer@finadwise.nl | FinAdWise B.V. |
| Developer | Sam Peeters | sam.peeters@finadwise.nl | FinAdWise B.V. |
| Solution Architect | Eva Veldhuis | eva.veldhuis@finadwise.nl | FinAdWise B.V. |
| Business Analyst | Björn Proost | bjorn.proost@finadwise.nl | FinAdWise B.V. |
Bijlage – High-Level Visual Process Flow
┌─────────────┐
│ Email Inbox│
└──────┬──────┘
│Trigger
▼
┌─────────────┐
│ Extract Data│ ← OCR / UBL
└──────┬──────┘
▼
┌─────────────┐
│ Validate Data│
└──────┬──────┘
▼
┌─────────────┐
│ Bookkeeping │ ← API
└──────┬──────┘
▼
┌─────────────┐
│ Reporting & │
│ Archiving │
└─────────────┘
Einde document – Solution Design Document (Factuurverwerking Inkomende Facturen)