“Controle & Verwerking Van Inkoopfacturen (maandelijks)”
(Deze SOP hoort binnen het AMM-model: standaardiseren van factuurverwerkingsprocessen zodat kwaliteit en consistentie gegarandeerd zijn.)
1. Titel & versie
- SOP-ID: SOP-INV-002
- Titel: Controle & verwerking inkoopfacturen
- Versie: v1.3 — Laatste wijziging: 15 november 2025
- Auteur: Procesbeheerder / Financieel Analist
- Goedgekeurd door: Hoofd Administratie
2. Doel
Zekerstellen dat alle ontvangen inkoopfacturen correct, tijdig en uniform verwerkt worden in het boekhoudsysteem, met minimale fouten en conform interne & wettelijke regels.
3. Scope
Geldt voor alle administraties binnen het kantoor waar inkoopfacturen worden verwerkt — inclusief buitenlandse facturen — vóór de maandafsluiting.
4. Verantwoordelijkheden
| Rol | Verantwoordelijkheid |
|---|---|
| Medewerker Inkoop | Inboeken van facturen in het systeem volgens de SOP-stappen |
| Senior Boekhouder / Controler | Review en validatie van ingevoerde facturen |
| Teamleider Financiële Administratie | Goedkeuren afwijkingen > € 5.000 |
| Data Steward / Procesbeheerder | Monitort afwijkingen, KPI’s en initieert optimalisaties |
5. Benodigde input
- Fysieke of digitale inkoopfacturen
- Leveranciersgegevens (naam, adres, btw-nummer)
- Contract- of bestelgegevens voor matching
- Huidige grootboekrekeningen & RGS-mapping
- Valutakoersen (indien van toepassing)
- Inkoopvoorwaarden / duidelijke regels (bijv. intern beleid)
6. Processtappen (met tijdsindicatie)
- Binnenkomst factuur (dag 0)
- Medewerker ontvangt factuur (mail / post)
- Factuurnummer en datum controleren
- Invoeren in ontvangstlog (Systeem / Excel) - Voorcontrole & validatie (dag 1)
- Controleer of leverancier in systeem bekend is (m.u.v. nieuwe leverancier)
- Vergelijk factuurbedrag met bestelorder / contract
- Controleer btw-nummer en btw-tarief
- Bij afwijking > 10% of andere afwijking: markeer als “afwijking” - Inboeken (dag 2)
- Inboeken in boekhoudsysteem (veldmapping: leverancier, grootboekrekening, btw, kostenplaats)
- Document uploaden (scan / PDF) gekoppeld aan boeking
- Melding “in afwachting review” - Review & correctie (dag 3)
- Senior Boekhouder controleert gemarkeerde afwijkingen
- Bij akkoord: factuurstatus naar “goedgekeurd”
- Bij correctie: medewerker past aan en meldt klaar voor hercontrole - Afhandeling & rapportage (dag 4)
- Facturen in betaalmodule zetten
- Maandelijks rapport genereren met afwijkingen, openstaande facturen, doorlooptijden
- SLA-check: facturen > 7 dagen open => escaleren - Archivering & documentatie
- Goedkeurde factuur + correctieberichten archiveren (DMS / SharePoint)
- Checklist ingevuld en gekoppeld aan dossier
7. Output / Resultaat
- Correct ingevoerde en goedgekeurde inkoopfacturen
- Rapport “Inkoopfactuur Verwerking – Maand X”
- Archief met documenten en bijbehorende metadata
- KPI-overzicht (doorlooptijd, afwijkingen, % correct in eerste keer)
8. Controlepunten / kwaliteitscriteria
| Kwaliteitsdimensie | KPI / eis | Acceptatiewaarde |
|---|---|---|
| Nauwkeurigheid | % facturen zonder correctie | ≥ 98 % |
| Volledigheid | Alle ontvangen facturen verwerkt | 100 % (geen openstaande) |
| Doorlooptijd | Gemiddelde doorlooptijd (dag 0 → goedkeuring) | ≤ 3 werkdagen |
| Compliance / Regelgeving | Correcte btw-tarieven & nummervalidatie | 100 % |
| Consistentie | Zelfde inkooptype → zelfde grootboekrekening | 100 % |
| Escalatie | Facturen > 7 dagen open | Max. 2 % |
9. Requirements & Specificaties (aan dit proces / systeem)
Hieronder beschrijf ik wat requirements zijn van dit proces, en technische / functionele specificaties die je systeem moet ondersteunen om de SOP operationeel te maken.
Requirements (eisen vanuit business / kwaliteit)
- Requirement RQ-01: Het systeem moet tijdig (binnen 4 werkdagen) rapporteren welke facturen nog openstaan.
- Requirement RQ-02: Fouten / afwijkingen moeten automatisch gesignaleerd worden als het verschil > 10 % of als btw-nummer ongeldig is.
- Requirement RQ-03: Het proces moet traceerbaar zijn: je moet kunnen zien wie wat gedaan heeft (audit trail).
- Requirement RQ-04: Documenten (PDF / scan) moeten gekoppeld kunnen worden aan boeking en toegankelijk zijn vanuit review.
- Requirement RQ-05: Gebruikersrollen & autorisaties moeten ervoor zorgen dat alleen bevoegde personen correcties of goedkeuring mogen doen.
Functionele / technische specificaties (Ontwerp)
- Spec S-01 (interface / scherm)
- Scherm “Factuurinvoer” met velden: factuurnummer, leverancier, datum, bedrag, btw, kostenplaats, bestelordernummer (PO).
- Validatie bij invoer: BTW-nummer wordt gevalideerd via externe API / regex.
- Indien afwijking > 10 % t.o.v. bestelorder, toont het systeem waarschuwing en blokkeert “Opslaan als goed” status.
- Spec S-02 (workflow / statusbeheer)
- Elke factuurdoorloop kent statussen: Ontvangen → Ingevoerd → In review → Goedgekeurd / Geweigerd.
- Alleen gebruikers met rol “Senior Boekhouder” of hoger mogen status wijzigen naar Goedgekeurd of Geweigerd.
- Spec S-03 (documentmanagement)
- Mogelijkheid om bij elke factuur een PDF / scan te uploaden; document wordt opgeslagen in documentopslag en link wordt bewaard.
- Versiebeheer van documenten: bij correctie moet oude versie behouden blijven (audit).
- Spec S-04 (rapportage API / export)
- Systeem moet maandelijks rapport kunnen genereren (CSV / Excel) met kolommen: factuurnummer, opdrachtgever, datum ontvangen, datum goedkeuring, afwijkingsbedrag, status.
- Filtermogelijkheden: op status, leverancier, kostenplaats.
- Spec S-05 (audit logging)
- Elke wijziging (veldwijziging, statuswijziging) moet gelogd worden: wie, wanneer, oude waarde, nieuwe waarde.
- Loggegevens moeten minimaal 7 jaar bewaard blijven volgens auditvereisten.
- Spec S-06 (performance / schaalbaarheid)
- Invoerscherm of validatie mag niet langer dan 2 seconden vertragen bij maximaal 5.000 openstaande facturen in het systeem.
- Rapportgeneratie mag niet langer duren dan 30 seconden voor een administratie met 20.000 facturen.
10. Verbetercyclus / review
- Elke kwartaal: vergelijk KPI’s met doelen;
- Identificeer afwijkende stappen waar vaak correcties optreden;
- Pas SOP / systeemregels aan (bijv. strengere validaties of uitzonderingsregels);
- Versiebeheer: wijziging alleen na goedkeuring door belanghebbenden.
Waarom dit voorbeeld werkt
- Het combineert de concrete procesbeschrijving (SOP) met de eisen & specificaties die het systeem ondersteund moeten worden.
- Je ziet de hiërarchie: business requirement → functionele eis → technische specificatie.
- Alles is meetbaar / testbaar (geen vaagheden zoals “snelle verwerking” zonder norm).
- Er is aandacht voor kwaliteitsdimensies (nauwkeurigheid, doorlooptijd, compliance) — precies de verbinding met ISO / AMM die je in je hoofdstuk wil leggen.
- De SOP wordt ook een instrument om continu verbeteren mogelijk te maken (verbetercyclus).