Beschrijving van de Tool

De Process Optimization Matrix is een interactief hulpmiddel dat is ontworpen om bedrijfsprocessen te analyseren en de volwassenheid ervan visueel in kaart te brengen. Het stelt je in staat om een proces op te splitsen in afzonderlijke stappen en deze stappen te evalueren aan de hand van gestandaardiseerde kwaliteitsdimensies (gebaseerd op ISO/IEC 25012).

Voor elke processtap en kwaliteitsdimensie kun je een score toekennen op vier verschillende domeinen: Mensen, Proces, Data en Applicaties. De scores variëren van fase 1 (basis, ad-hoc) tot fase 5 (datagedreven & AI), waarbij elke fase een kleurcode heeft van rood naar groen. Dit geeft een direct en duidelijk overzicht van de sterke en zwakke punten binnen het proces.

Het uiteindelijke doel is om knelpunten te identificeren, verbeterpotentieel te ontdekken en een gestructureerde basis te leggen voor optimalisatie-initiatieven.

---

Ga naar de applicatie toe om het te kunnen opslaan en printen

Hoe gebruik je de applicatie?

Het gebruik van de tool is eenvoudig en intuïtief. Volg deze stappen om je proces in kaart te brengen:

1. Geef je Proces een Naam

• Klik bovenaan op de titel (standaard “Voorbeeld Optimalisatieproces”).
• Typ de naam van het proces dat je wilt analyseren, bijvoorbeeld “Klant onboarding” of “Verwerken van facturen”. Het potlood-icoon geeft aan dat dit veld bewerkbaar is.

2. Definieer de Processtappen

• Klik op de knop “➕ Processtap Toevoegen” om een nieuwe kolom aan de tabel toe te voegen. Elke kolom vertegenwoordigt een stap in je proces.
• Klik in de kolomkop op de tekst “Nieuwe Stap” om de naam van de processtap aan te passen (bv. “Intakegesprek”, “Offerte opstellen”, “Contract ondertekenen”).
• Je kunt een processtap verwijderen door op het prullenbak-icoon (🗑️) naast de naam te klikken.

3. Voeg Kwaliteitsdimensies Toe

• Klik op de knop “➕ Kwaliteitsdimensie Toevoegen” om een nieuwe rij aan de tabel toe te voegen.
• Klik in de eerste kolom van de nieuwe rij op het dropdown-menu (“Selecteer een dimensie…”).
• Kies een van de voorgedefinieerde kwaliteitsdimensies, zoals Accuracy (Nauwkeurigheid) of Efficiency (Efficiëntie), waarop je de processtappen wilt beoordelen.
• Je kunt een rij verwijderen door op het prullenbak-icoon (🗑️) naast het dropdown-menu te klikken.

4. Scoor de Cellen

• Voor elke combinatie van een processtap (kolom) en een kwaliteitsdimensie (rij) kun je nu scores toekennen.
• Per cel zie je de vier domeinen: mensen, proces, data en applicaties.
• Gebruik per domein het dropdown-menu om een score van Fase 1 t/m Fase 5 toe te kennen. De achtergrondkleur van het veld past zich direct aan:
  • Fase 1 (Rood): Basisinrichting, ad-hoc.
  • Fase 2 (Oranje): Standaardisatie.
  • Fase 3 (Geel): Optimalisering.
  • Fase 4 (Lichtgroen): Voorspelbaarheid.
  • Fase 5 (Groen): Datagedreven & AI.
• Kies “N.v.t.” als een domein niet van toepassing is.

5. Voeg een Toelichting toe

• Onder de vier scores in elke cel bevindt zich een tekstveld met “Toelichting…”.
• Hier kun je een korte omschrijving of onderbouwing geven voor je scores. Bijvoorbeeld: “Handmatige data-invoer leidt hier tot fouten (score 1), maar de medewerkers zijn wel goed getraind (score 3)”.
• Dit is essentieel om de context van je beoordeling later terug te kunnen halen.

6. Analyseer de Totaalscore

• Onderaan elke processtap-kolom wordt automatisch een “Totaalscore” berekend.
• Dit is het gemiddelde van alle ingevulde scores in die kolom.
• De cel krijgt een kleur die overeenkomt met de gemiddelde score. Dit geeft je in één oogopslag een indicatie van de algehele volwassenheid van die specifieke processtap. Een rode of oranje totaalscore duidt op een potentieel knelpunt.

Door deze stappen te volgen, creëer je een compleet en visueel overzicht van je proces, wat een uitstekend startpunt is voor discussie en concrete verbeteracties.