Standard Operating Procedures (SOP). De brug tussen strategie en uitvoering
In de voorgaande hoofdstukken zagen we hoe strategie richting geeft en hoe de volwassenheid van processen, data, mensen en applicaties elkaar beïnvloeden. Toch stokt de uitvoering vaak in het klein: wie doet wat, wanneer, en op welke manier? Daar komt de SOP om de hoek kijken — de vertaalslag van het Accountancy Maturity Model naar het dagelijkse werk.
Een SOP (Standard Operating Procedure) beschrijft één specifieke taak of subprocess stap-voor-stap, zodat iedereen binnen het kantoor dezelfde werkwijze volgt, met dezelfde kwaliteitsborging. Het is de kleinste, maar krachtigste bouwsteen van volwassenheid.
Waarom SOP’s cruciaal zijn in het AMM
SOP’s geven structuur aan de fasen van het Accountancy Maturity Model (AMM):
| AMM-fase | Rol van SOP’s |
|---|---|
| 1. Basisinrichting | Maak impliciete kennis expliciet. Breng alle handelingen in kaart en documenteer ze. |
| 2. Standaardisatie | Schrijf uniforme werkwijzen uit voor terugkerende taken. Iedereen volgt hetzelfde proces. |
| 3. Optimalisatie | Voeg verbeteringen toe op basis van KPI’s, dashboards en feedback. |
| 4. Voorspelbaarheid | Automatiseer herhaalbare SOP-stappen. Processen lopen consistent. |
| 5. Datagedreven & AI | SOP’s vormen de input voor AI-workflows en kwaliteitsmonitoring. |
Zo vormen SOP’s de lijm tussen strategie en uitvoering: ze zorgen ervoor dat verbeteringen niet blijven hangen in theorie, maar concreet landen in het dagelijks werk.
De structuur van een goede SOP
Elke SOP volgt een vaste indeling. Hierdoor blijven documenten uniform en makkelijk te gebruiken, zowel door mensen als door systemen (bijvoorbeeld in een kennisportaal of chatbot).
| Sectie | Beschrijving | Voorbeeld: “BTW-controle per maand” |
|---|---|---|
| Titel & versie | Duidelijke naam, uniek ID, laatste update | SOP-BTW-001 v2.1 (mei 2025) |
| Doel | Wat is het doel van dit proces? | Zekerstellen dat alle btw-codes juist zijn geboekt vóór verzending van de aangifte. |
| Scope | Voor wie en wanneer van toepassing? | Geldt voor alle administraties met binnenlandse btw (NL). |
| Verantwoordelijkheden | Wie voert uit, wie controleert, wie accordeert? | Medewerker administratie → review door Data Steward → akkoord teamleider. |
| Benodigde input | Welke data, documenten of applicaties nodig? | Boekingen, btw-overzicht, RGS-mapping. |
| Processtappen | Concrete stappen met tijdsindicatie | 1. Open btw-rapport; 2. Controleer uitzonderingen; 3. Bevestig correcties; 4. Documenteer in checklist. |
| Output / Resultaat | Wat is het verwachte resultaat of document? | Goedgekeurde btw-aangifte + checklist opgeslagen in DMS. |
| Controlepunten | Kwaliteitscriteria of KPI’s (ISO/IEC 25012) | Nauwkeurigheid ≥ 98%, volledigheid 100%, compliance bevestigd. |
| Verbetercyclus | Hoe en wanneer evalueren? | Elke maand bij KPI-review → input voor procesoptimalisatie. |
De aanpak: hoe schrijf en implementeer je SOP’s
1. Identificeer subprocessen
Gebruik je AMM-scan of procesanalyse om te bepalen welke onderdelen cruciaal zijn. Begin met hoogvolumeprocessen (zoals factuurverwerking, btw, loonjournaal, investeringen) en hoogrisicoprocessen (zoals jaarafsluiting, dividenduitkering).
2. Workshop: proces in kaart brengen
Organiseer korte sessies met betrokken medewerkers:
- Zet het proces uit op post-its of digitaal (Visio, Miro, Lucidchart).
- Noteer wie, wat, waarmee en waarom.
- Benoem variaties en knelpunten.
Resultaat: de “as-is”-versie van het proces.
3. Bepaal de gewenste standaard (“to-be”)
Leg vast:
- Wat behouden we?
- Wat moet eenvoudiger?
- Wat kan worden geautomatiseerd?
Gebruik hier de ISO/IEC 25012-dimensies (nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie, actualiteit, compliance) als toets.
4. Documenteer de SOP
Gebruik het vaste SOP-format (één A4 per proces). Laat per processtap één eigenaar (Process Owner) aanwijzen.
5. Publiceer en train
- Zet SOP’s centraal in SharePoint, Teams of intranet.
- Train medewerkers op de nieuwe werkwijze.
- Stimuleer feedback: wat werkt, wat niet?
6. Verbeter en borg
Gebruik maandelijkse KPI-overleggen om SOP’s te toetsen:
- Zijn er afwijkingen?
- Welke SOP moet worden bijgewerkt?
- Wat is het effect op doorlooptijd of kwaliteit?
Zo ontstaat een levend handboek waarin elke verbetering direct landt.
Praktijkvoorbeeld: “Statiegeld op bonnen”
Situatie: drie medewerkers boeken statiegeld op drie verschillende grootboekrekeningen (inkoop, kantine, diverse kosten).
Probleem: data-inconsistentie → rapportages kloppen niet.
Aanpak via SOP:
- Processtappen beschrijven (van bon tot boeking).
- Eén vaste grootboekrekening bepalen.
- Template-update + korte instructie voor alle medewerkers.
- Data Steward controleert uniformiteit maandelijks.
Resultaat:
- Minder fouten, snellere verwerking, uniformere data.
- Het SOP-document wordt referentiepunt bij onboarding en audits.
De verbinding met AMM en ISO-kwaliteitscriteria
SOP’s zorgen ervoor dat de kwaliteitsdimensies uit ISO/IEC 25012 meetbaar worden.
Je kunt per SOP een mini-scorecard toevoegen:
| Dimensie | Score (1–5) | Opmerkingen |
|---|---|---|
| Nauwkeurigheid | 5 | Geen fouten laatste drie maanden |
| Volledigheid | 4 | Eén ontbrekend veld in btw-rapport |
| Consistentie | 5 | 100% uniforme boekingen |
| Actualiteit | 4 | 90% tijdige verwerking |
| Compliance | 5 | Alles volgens wetgeving |
Zo wordt de SOP niet alleen een werkinstructie, maar ook een kwaliteitsinstrument.
Samenvattend
Een goed ingericht AMM is als een strategisch kompas — maar zonder SOP’s mist het de benen om vooruit te komen. De SOP maakt volwassenheid tastbaar: het is het moment waarop de strategie echt landt in de uitvoering.
Standaardiseren is niet het einde van vakmanschap, maar de start van verbeterd meesterschap.
Bijlage: SOP-template (voorbeeld)
| Onderdeel | Beschrijving |
|---|---|
| SOP-ID | SOP-BTW-001 |
| Titel | Controle en goedkeuring maandelijkse btw-aangifte |
| Versie | v2.1 – 05/2025 |
| Doel | Zekerstellen dat btw-codes correct zijn verwerkt vóór verzending. |
| Scope | Geldt voor alle binnenlandse administraties. |
| Verantwoordelijkheden | Administratief medewerker, Data Steward, Teamleider. |
| Input | Boekingen, btw-overzicht, RGS-mapping. |
| Processtappen | 1. Open btw-rapport; 2. Controleer uitzonderingen; 3. Bevestig correcties; 4. Documenteer in checklist. |
| Output | Goedgekeurde aangifte + checklist in DMS. |
| Controlepunten | Nauwkeurigheid ≥ 98%, volledigheid 100%, compliance bevestigd. |
| Evaluatie | Maandelijkse KPI-review met team. |