Binnen het Accountancy Maturity Model (AMM) is automatisering nooit het vertrekpunt — het is het resultaat van volwassen processen.
De kwaliteit van de data en de stabiliteit van de processen bepalen of automatisering zinvol, haalbaar en rendabel is.
Een haalbaarheidsanalyse helpt om dit inzichtelijk te maken: niet alleen of een proces te automatiseren is, maar wanneer en waarmee het de meeste waarde oplevert.
Automatisering is dus geen knop die je omzet, maar een beslissing op basis van feiten en volwassenheid.
Doel van de analyse
De haalbaarheidsanalyse brengt structuur in de weg naar automatisering. Ze beoordeelt of een proces:
- voldoende gestandaardiseerd is om herhaalbaar te maken,
- voldoende stabiel is qua werkwijze en systemen,
- voldoende volume en impact heeft om waarde te creëren,
- en technisch haalbaar is zonder onevenredige complexiteit.
De analyse maakt zichtbaar waar automatisering volwassenwording versnelt – en waar eerst nog procesoptimalisatie of digitalisering nodig is.
Zo ontstaat een datagedreven prioritering: waar ligt de grootste tijdwinst, en waar de grootste kwaliteitswinst?
De vier beoordelingsdimensies
De scorekaart van de haalbaarheidsanalyse vertaalt observaties uit de praktijk naar objectieve scores binnen de kwaliteitsmatrix van het AMM.
Elke dimensie is een spiegel van volwassenheid: hoe beter de basis, hoe groter de kans op succesvolle automatisering.
1. Procesgeschiktheid – Is het proces te vangen in regels?
De eerste toets is of het proces regelgestuurd is of sterk afhankelijk van menselijke interpretatie.
Processen die volledig of grotendeels regelgebaseerd zijn, scoren hoog op haalbaarheid; processen met veel uitzonderingen of subjectieve beslissingen scoren laag.
Beoordeling:
- Exclusief of grotendeels regelgebaseerd → hoog haalbaar
- Enigszins subjectief → haalbaar met voorwaarden
- Grotendeels of volledig subjectief → lage haalbaarheid
Daarnaast speelt de vorm van input een cruciale rol.
Een proces dat met papieren documenten, e-mails of niet-gestructureerde data werkt, moet eerst gedigitaliseerd worden.
Beoordeling van input:
- Niet-digitaal en ongestructureerd → lage haalbaarheid
- Niet-digitaal maar gestructureerd → eerst digitaliseren
- Digitaal en ongestructureerd → haalbaar na standaardisatie
- Digitaal en gestructureerd → hoog haalbaar
→ Binnen het AMM valt dit onder de stap van Basisinrichting naar Standaardisatie: eerst structureren, dan pas automatiseren.
2. Stabiliteit en timing – Is dit het juiste moment?
Automatisering werkt alleen wanneer de onderliggende processen stabiel zijn.
Als er significante veranderingen aankomen in de werkwijze, systemen of applicaties, is het verstandiger om te wachten.
De analyse beoordeelt daarom processtabiliteit en applicatiestabiliteit afzonderlijk.
Scoringvoorbeeld:
- Geen of zeer kleine verandering → 0 – automatisering kan doorgaan
- Kleine verandering → 0,2
- Enige verandering → 0,4
- Gemiddelde verandering → 0,8
- Grote of fundamentele verandering → uitstellen (Postpone)
→ Deze fase markeert de overgang van Gestandaardiseerd naar Geoptimaliseerd: stabiliteit komt vóór snelheid.
3. Waarde en rendement – Levert het iets op?
De derde dimensie richt zich op de meerwaarde van automatisering.
Het doel is niet alleen tijd besparen, maar ook fouten verminderen, kwaliteit verhogen en voorspelbaarheid verbeteren.
Daarbij wordt gekeken naar frequentie, volume en piekbelasting:
- Frequentie bepaalt hoe vaak het proces terugkeert (bijv. dagelijks, maandelijks, jaarlijks).
- Volume en Average Handling Time (AHT) worden gecombineerd om de tijdsbesparing in FTE’s te berekenen.
- Procespieken tonen wanneer werkdruk sterk oploopt – bijvoorbeeld bij maandafsluitingen of jaarrekeningen.
Voorbeeldscore procespieken:
- Regelmatige pieken die capaciteit >20% verhogen → score 1
- Zeldzame maar voorspelbare pieken (zoals jaarafsluiting) → score 2
- Onvoorspelbare korte pieken → score 3
- Geen pieken → n.v.t.
De uitkomst helpt prioriteiten stellen:
- Processen met hoge frequentie en hoge tijdsbesteding krijgen voorrang,
- Processen met lage frequentie of lage impact zijn geschikt als test- of leercases.
→ Binnen het AMM hoort dit bij de Voorspelbare fase: rendement en kwaliteit worden meetbaar.
4. Implementatiegemak – Hoe technisch complex is het?
Zelfs bij een goed proces kan de technische uitvoering uitdagend zijn.
De implementatiecomplexiteit bepaalt of automatisering eenvoudig is, gemiddeld of complex.
De analyse kijkt daarbij naar de volgende factoren:
| Factor | Beoordeling | Impact op score |
|---|---|---|
| Aantal stappen | ≤10 stappen = 0,1 | >40 stappen = 1 |
| Moeilijkheid beslissingen | lineair = 0,1 | complexe beslissingen = 0,7 |
| Aantal applicaties | 1 = 0,1 | >5 = 1 |
| Thin client (Citrix-omgeving) | ja = 1,6 | nee = 1 |
| OCR nodig | ja = 1,2 | nee = 1 |
| Structuur van data | ≥80% gestructureerd = 0 | <40% = 1 |
Deze combinatie bepaalt de technische haalbaarheid.
Hoe lager de totaalscore, hoe eenvoudiger de implementatie.
Een proces met hoge scores vraagt meer voorbereiding, testcycli en beheer.
→ In de Voorspelbare en Datagedreven fasen wordt deze complexiteit beheerst via integratieplatforms, API’s en modelgedreven ontwikkeling.
De brug naar SOP’s: van analyse naar uitvoering
Waar de haalbaarheidsanalyse bepaalt wat en wanneer te automatiseren, zorgen de Standard Operating Procedures (SOP’s) uit hoofdstuk 6 voor het hoe.
Beide instrumenten zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden in het AMM:
- De haalbaarheidsanalyse is strategisch: ze bepaalt prioriteit, volgorde en volwassenheid.
- De SOP is operationeel: ze borgt de uitvoerbaarheid, kwaliteit en reproduceerbaarheid.
Een proces dat in de haalbaarheidsanalyse als ‘hoog haalbaar’ wordt beoordeeld, is in feite SOP-ready.
De uitvoering is dan gestandaardiseerd, de data zijn betrouwbaar, en de stappen zijn vastgelegd in een uniforme werkinstructie.
Zo ontstaat de logische volgorde binnen het AMM:
- Analyse – bepaal met de haalbaarheidsanalyse welke processen de grootste waarde of tijdwinst bieden.
- Ontwerp – vertaal die processen naar SOP’s met duidelijke stappen, kwaliteitscriteria en verantwoordelijkheden.
- Borging – gebruik SOP’s als fundament voor automatisering en kwaliteitsmonitoring.
- Evaluatie – gebruik de meetresultaten van SOP’s (bijv. KPI’s of datakwaliteitsscores) als input voor de volgende haalbaarheidsanalyse.
De haalbaarheidsanalyse geeft richting; de SOP zorgt dat de richting ook wordt gevolgd.
Of zoals binnen het AMM vaak gezegd wordt:
“De haalbaarheidsanalyse wijst de weg, de SOP maakt de route begaanbaar.”
Kwaliteit als fundament
De haalbaarheidsanalyse legt bloot waar de kwaliteit van het proces nog tekortschiet.
In veel kantoren blijkt dat niet de techniek, maar de datakwaliteit de beperkende factor is.
Zonder betrouwbare, complete en consistente data leidt automatisering tot versneld falen in plaats van versneld werken.
Daarom is de analyse niet alleen een technische toets, maar ook een kwaliteitsmeting:
- Hoe actueel is de data?
- Worden standaarden (zoals RGS of UBL) toegepast?
- Is het proces logisch gedocumenteerd?
- Zijn de beslisregels eenduidig en reproduceerbaar?
Deze vragen koppelen de haalbaarheidsanalyse direct aan de ISO/IEC 25012-kwaliteitscriteria, die ook in de SOP’s terugkomen.
Zo werken beide instrumenten op verschillende niveaus aan hetzelfde doel: voorspelbare kwaliteit.
Van analyse naar focus
De kracht van de haalbaarheidsanalyse ligt in prioriteit.
Niet elk proces moet morgen geautomatiseerd zijn — de analyse laat zien waar het loont om te beginnen.
Zo ontstaat een driedeling:
- Quick wins: hoog volume, digitale input, lage complexiteit → direct automatiseren.
- Grow projects: stabiel proces, maar eerst kwaliteitsverbetering nodig → voorbereiden.
- Hold: instabiel of te complex → later herzien.
Deze indeling helpt kantoren om gefaseerd te groeien in volwassenheid:
eerst de processen die zichzelf terugverdienen, daarna de processen die structureel kwaliteit verhogen.
Conclusie
De haalbaarheidsanalyse is de schakel tussen kwaliteit, procesvolwassenheid en automatisering.
Ze maakt zichtbaar wat eerst moet rijpen voordat het geautomatiseerd kan worden — en waar de investering het meeste rendement oplevert.
In de praktijk leidt dit tot drie inzichten:
- Waar digitalisering nog ontbreekt, is dat de eerste stap.
- Waar de basis stabiel is, kan automatisering direct waarde opleveren.
- Waar complexiteit hoog is, is standaardisatie de sleutel.
En pas wanneer de SOP’s dat fundament borgen, wordt automatisering duurzaam.
Zo groeit automatisering niet uit enthousiasme, maar uit volwassenheid —
met kwaliteit als fundament, data als brandstof, en rendement als resultaat.