Een accountantskantoor draait niet alleen op goede boekhoudsoftware. Het draait op capaciteit, doorlooptijd, de juiste klanten, het juiste tarief en een team dat weet wat er van hem verwacht wordt. Dat samen noem ik practice management: het kantoor besturen als bedrijf, met cijfers die kloppen en werkwijzen die herhaalbaar zijn.
Wat is jouw startpunt?
Beantwoord tien vragen en zie direct hoe je kantoor scoort op de vijf onderdelen hieronder.
Doe de check-upVraag een procesanalyse aanWaarom practice management nu
De druk komt van meerdere kanten tegelijk: krapte op de arbeidsmarkt, klanten die sneller antwoord willen, en steeds meer werk dat in de loop van het jaar over elkaar heen schuift. Wie daar alleen met harder werken op antwoordt, loopt vast. Wie het kantoor bestuurt op vijf vaste onderdelen, houdt grip.
De vijf onderdelen van practice management
Capaciteit en planning
De vraagWeet je op maandag wat er deze maand echt past?
Het signaalPieken rond deadlines, overwerk in dezelfde weken en uitstel dat telkens naar dezelfde mensen schuift.
Eerste stapLeg per medewerker vast hoeveel declarabele uren er per week zijn, en plan vooruit op basis daarvan in plaats van op gevoel.
Workflow en doorlooptijd
De vraagWaar blijft werk liggen, en hoe lang duurt een dossier van aanlevering tot oplevering?
Het signaalKlanten die om de status vragen, en taken die wachten op één persoon.
Eerste stapBreng voor je drie grootste terugkerende diensten de stappen in kaart, met een duidelijke eigenaar per stap en een vaste checklist.
Klantportefeuille en tarieven
De vraagWelke klanten leveren geld op, en welke kosten vooral tijd?
Het signaalDezelfde prijs voor heel verschillend werk, en klanten die veel handwerk aanleveren.
Eerste stapVergelijk per klantgroep de bestede uren met de gefactureerde bedragen en spreek per groep af wat de standaarddienstverlening is.
Team en kwaliteit
De vraagWeet iedereen wat goed werk is, en wie neemt wat over als iemand wegvalt?
Het signaalKwaliteit die afhangt van wie het doet, en kennis die in hoofden zit.
Eerste stapLeg werkwijzen vast in korte instructies en maak overdracht en review een vast onderdeel van de planning.
Cijfers en inzicht
De vraagStuur je op feiten of op onderbuik?
Het signaalCijfers komen pas na afloop van het jaar, of verschillen per bron.
Eerste stapKies vijf kengetallen, bijvoorbeeld bezettingsgraad, realisatiegraad, doorlooptijd, omzet per medewerker en het aandeel terugkerend werk, en bekijk ze elke maand.
Hoe het Accountancy Maturity Model hierbij past
Het Accountancy Maturity Model laat per onderdeel zien in welk stadium je kantoor zit, van losse werkwijzen tot sturing op actuele data. Practice management is daarmee de vertaling naar de dagelijkse praktijk: elk niveau vraagt om andere keuzes in planning, workflow, tarieven en cijfers.
Begin klein en meetbaar
Begin met de practice management check-up voor je score per onderdeel. Doe daarna de Maturity Scan voor je niveau in het model, en bereken met de kostencalculator wat terugkerend handwerk je nu kost. Zie daarna met de capaciteitsplanner waar in je team ruimte zit en waar het krap wordt. Controleer tot slot in de tarievenscan welke klantgroepen onder je doeltarief werken.
Samen aan de slag?
In een procesanalyse kijk ik met je mee naar planning, workflow, tarieven en cijfers, en kies je de eerste drie verbeteringen die echt verschil maken.
Vraag een procesanalyse aanEerst de check-upAlle hulpmiddelen werken in je browser. Er worden geen antwoorden of cijfers op de server opgeslagen.