Bjorn Proost

“Het leven is een groot project dat uit allemaal processen bestaat.. maak het een success!”

Dit is een voorbeeld van een PDD (Proces Definition Document)

Proces: Factuurverwerking inkomende facturen
Afdeling: Finance & Accounting
Business Unit: Administratiebeheer

Documentgegevens

DatumVersieRolNaamAfdelingOpmerking
01-11-20251.0AuteurBjorn ProostBjornproost.nlEerste conceptversie
04-11-20252.0SME (Vak-specialist)Laura DekkerFinance & AccountingToevoeging van uitzonderingsregels
06-11-20253.0ArchitectArjan VeldmanProcess DesignFeedback verwerkt m.b.t. API-koppeling
07-11-20253.1ReviewerEmma van RheeQuality AssuranceControle versiebeheer en datavelden

Goedkeuringsflow

VersieRolNaamAfdelingHandtekening / Datum
3.1Business AnalystBjorn ProostBjornproost.nl—
3.1Process OwnerSanne MeijerFinance—
3.1Solution ArchitectArjan VeldmanIT / Development—
3.1Project ManagerThijs van DoornPMO—

1. Introductie

1.1 Doel van het document

Dit PDD beschrijft het proces Factuurverwerking inkomende facturen en de wijze waarop dit proces geautomatiseerd wordt met RPA-technologie.
Het document vormt de overdrachtsbrug tussen de business (Finance) en de ontwikkelteams (Automation & IT) en bevat zowel de huidige als toekomstige werkwijze.

1.2 Doelstellingen

  • Verwerkingstijd per factuur reduceren met 60%
  • Foutpercentage terugbrengen van 8% naar <1%
  • Volledige logging en traceerbaarheid van elke transactie
  • Vrijspelen van 0,8 FTE capaciteit per maand

1.3 Contactpersonen

RolNaamContactOpmerkingen
Process vak-specialistLaura Dekkerlaura.dekker@finex.nlVragen over procesinhoud
ReviewerEmma van Rheeemma.vanrhee@finex.nlQA-review en testvoorbereiding
Process OwnerSanne Meijersanne.meijer@finex.nlEindverantwoordelijke business
Business AnalystBjorn Proostbjorn.proost@gmail.comDocumentbeheer & overdracht
Solution ArchitectArjan Veldmanarjan.veldman@bjornproost.nlTechnische opzet automatisering

1.4 Minimale voorwaarden

  • Toegang tot test- en productieomgevingen
  • Testdata en leveranciersstamdata aanwezig
  • Functionele accounts aangemaakt (RobotUser_FAC)
  • Dit document is goedgekeurd en ondertekend

2. As-Is Process Description

2.1 Procesoverzicht

#OnderdeelBeschrijving
1ProcesnaamFactuurverwerking inkomende facturen
2AfdelingFinance & Accounting
3FrequentieDagelijks (ma–vr)
4Gem. aantal transacties320 per dag
5AHT per transactie4,8 minuten
6FTE’s betrokken3 medewerkers
7PiekperiodeBegin maand / kwartaal
8InputPDF-factuur via e-mail
9OutputBoekingsrecord + goedkeuringsverzoek
10Verwachte volumetoename+20% per kwartaal

2.2 Toegepaste applicaties

#ApplicatieTypeVersieClientOmgevingOpmerkingen
1Outlook 365CommunicatieENWebProd/TestOntvangst facturen
2DocuPayFactuurverwerkingNLThickProd/TestOCR-herkenning en validatie
3FinSys ERPBoekhoudingNLWebProdGrootboekregistratie
4ExcelDataENDesktopLokale / SharePointLeveranciers-stamdata
5Power BIRapportageENWebProdAnalyse en KPI’s

2.3 As-Is Process Map (Hoog niveau)

(Visualisatie uit template: High-Level As-Is Flow)

  1. Medewerker downloadt factuur uit mailbox.
  2. Factuur wordt geopend in DocuPay.
  3. Handmatige validatie van leveranciersgegevens via Excel.
  4. Handmatige boeking in FinSys ERP.
  5. Statusrapport handmatig bijgewerkt in Power BI.

2.4 Gedetailleerde As-Is Process Steps

StapInputBeschrijvingApplicatieExceptionActieRegel-ID
1E-mail (PDF)Openen en opslaan factuurOutlookGeen—R01
2PDFUploaden in DocuPayDocuPayOCR faaltHandmatige invoerR02
3OCR-dataVergelijk met ExcelExcelLeverancier onbekendStuur naar Laura DekkerR03
4Goedgekeurde dataBoek factuur in FinSysERPTimeoutHerstart sessieR04
5TransactieRapporteren in Power BIPower BIVerbindingsfoutWacht 2 min en retryR05

2.5 Input Data Description

InputTypeLocatieGestandaardiseerdGestructureerdGebruikte velden
FactuurbestandPDFOutlook-inbox ‘Invoices’JaJaFactuurnr, datum, bedrag, btw
LeverancierslijstExcelSharePoint/FinanceDataJaJaCode, naam, IBAN
BoekingsoutputCSVNetwerkschijf (\FIN\Output)NeeJaFactuurnr, grootboek, status

3. To-Be Process Description

3.1 To-Be Process Map

(Visual uit template: To-Be L4 Map – rode markering voor geautomatiseerde stappen)

  1. Robot leest mailbox ‘Invoices@finex.nl’.
  2. Robot slaat facturen op in netwerkmap.
  3. Robot gebruikt DocuPay OCR om velden uit te lezen.
  4. Boekhouder valideert met leverancierslijst (Excel/SharePoint).
  5. Robot boekt goedgekeurde factuur in FinSys ERP.
  6. Robot logt transactie en update Power BI dataset.

3.2 Parallelle initiatieven

NaamImpactContactpersoon
ERP API 2026-UpgradeNieuwe endpoints voor automatiseringArjan Veldman
Finance Restructure Q1-2026Nieuwe kostenplaatsindelingSanne Meijer

3.3 In Scope for Automation

  • Inlezen van facturen uit mailbox
  • OCR-verwerking en validatie
  • Automatische boeking in FinSys ERP
  • Foutenlog en statusrapportage
  • E-mailmelding bij uitzondering

3.4 Out of Scope for Automation

SubprocesActiviteitRedenImpact
Investeringsfacturen > € 10.000Extra goedkeuring door controllerCompliance / autorisatieplichtRobot wacht tot status “Goedgekeurd”
Slecht gescande documentenOnleesbare OCR-inputNiet betrouwbaar te herkennenHandmatig verwerken

3.5 Business Exception Handling

IDExceptionStapParameterActie robot
BE-01Leverancier onbekend3Code niet in ExcelPlaats in ‘Human Review Queue’
BE-02Validering BTW mislukt3Onjuiste btw-structuurStuur e-mail FinanceSupport@finex.nl
BE-03Dubbele factuur5Factuurnr reeds aanwezigSkip + log ‘duplicate entry’

3.6 Application Error Handling

FoutTypeStapActie
FinSys login failedSysteem4Retry 3x, anders log & alert
DocuPay timeoutApplicatie3Herstart sessie
Mailbox onbereikbaarInfrastructuur1Wacht 10 min en probeer opnieuw

3.7 Reporting

RapportFrequentieInhoudEigenaar
DagrapportDagelijksAantal verwerkte facturen, foutenBjorn Proost
WeekoverzichtWekelijksTotaaltijd en doorlooptijdLaura Dekker
MaandrapportMaandelijksKPI’s & ROISanne Meijer

4. Overige observaties

  • OCR-kwaliteit is momenteel 92%; optimalisatie verwacht na vendor-update.
  • Robot draait buiten piekuren om performance te spreiden.
  • Audittrail voldoet aan ISO/IEC-25012: nauwkeurigheid 99,5%.

5. Aanvullende documentatie

DocumentTypeBeschrijvingOpmerkingen
Video opname procesMP4Screen recording met voice-overOpgeslagen in Teams-map Finance
Business Logic TableExcelValidatieregels leveranciers / kostenplaatsenBijlage PDD-B01
SOP FactuurverwerkingPDFGestandaardiseerde werkinstructieBijlage PDD-B02
Veldmapping ERPExcelData-velden robot ↔ FinSysBijlage PDD-B03
Testscenario’sExcelUAT-cases voor validatieBijlage PDD-B04

Samenvatting

KernpuntWaarde / Resultaat
ComplexiteitMedium (0,55)
Verwachte tijdswinst62 %
Vrijgespeelde capaciteit0,8 FTE
Foutreductie90 %
ROI-verwachting< 8 maanden

Slotbeschouwing

Dit voorbeeld-PDD toont hoe een goed gestructureerde documentatie zorgt voor grip, traceerbaarheid en kwaliteit binnen het Accountancy Maturity Model (AMM).
Door gebruik te maken van vaste tabellen, rule-indices, exception-flows en reporting-secties ontstaat een uniforme manier van werken — een noodzakelijke stap richting datagedreven procesbeheer op kantoor niveau.

ja ik heb een vraag
1
Kan ik je helpen?
Scan de code
Hey hallo, als je ergens vragen over hebt, laat het me alsjeblieft weten. Ik sta voor je klaar ✅

Gr. Björn
Kan ik je helpen?