Gestructureerd verbeteren vraagt ook om omgaan met wat er misgaat
Procesoptimalisatie verloopt zelden lineair. Ondanks de juiste intentie, structuur en tools, ontstaan in vrijwel elk project onverwachte obstakels.
Binnen het Accountancy Maturity Model (AMM) is het niet de afwezigheid van fouten die volwassenheid bepaalt,
maar het vermogen om deze systematisch te herkennen, te documenteren en op te lossen.
Onderstaand overzicht beschrijft de meest voorkomende uitdagingen binnen proces- en automatiseringsprojecten,
de momenten waarop ze ontstaan en hoe ze binnen de projectfasen structureel kunnen worden aangepakt.
1. Verwachtingen en communicatie
De uitdaging
Een van de grootste oorzaken van teleurstelling in projecten is een verschil in verwachting tussen het projectteam en de business.
Wanneer niet duidelijk is wat wordt opgeleverd en wanneer, kan het eindresultaat technisch juist zijn, maar zakelijk als mislukt worden ervaren.
Wanneer het speelt
De Kick-off en vroege Analysefase zijn cruciaal. Als de verwachtingen niet expliciet worden vastgelegd in deze beginfase,
wordt elke vervolgstap gebouwd op aannames in plaats van op afspraken.
Hoe dit te voorkomen of op te lossen
- Leg verwachtingen vast in het Project Initiation Document (PID) en bespreek deze in de Kick-off.
- Bevestig schriftelijk wat de klant of interne opdrachtgever verwacht aan resultaat, kwaliteit en planning.
- Organiseer een wekelijkse statusmeeting met een beknopte rapportage (Weekly Project Status Update).
- Gebruik de Issue Tracker om afwijkingen in verwachtingen tijdig te signaleren.
Waarom dit belangrijk is binnen het AMM
Heldere verwachtingen zijn een voorwaarde voor consistentie en volledigheid – twee kernkwaliteitscriteria.
Een volwassen kantoor communiceert niet alleen wát het doet, maar ook waarom en wanneer.
2. Scope Creep – sluipende uitbreiding van werk
De uitdaging
In elk verbeterproject ligt scope creep op de loer: extra wensen of kleine uitbreidingen die niet formeel zijn overeengekomen.
Zonder duidelijke afspraken kan een proces verbeteren eindeloos worden.
Wanneer het speelt
Scopeproblemen ontstaan meestal tussen de Ontwerpfase en de Developmentfase,
wanneer het proces concreter wordt en nieuwe ideeën op tafel komen.
Hoe dit te voorkomen of op te lossen
- Bevestig de formele scope tijdens de Kick-off en leg deze vast in het Statement of Work (SOW) of PDD.
- Richt een Change Request-proces in voor wijzigingen in scope, planning of budget.
- Herhaal in statusoverleggen steeds de afgesproken grenzen van het project.
- Houd afwijkingen bij in de Issue Tracker of Change Log.
Waarom dit belangrijk is binnen het AMM
Scope-afspraken zijn een direct onderdeel van compliance en nauwkeurigheid.
Volwassen projectteams bewaken de scope niet om star te zijn, maar om kwaliteit en rendement voorspelbaar te houden.
3. Onvoldoende georganiseerde User Acceptance Testing (UAT)
De uitdaging
User Acceptance Testing verloopt vaak chaotisch wanneer niet is vastgelegd wie test, wat getest wordt en wanneer.
Het gevolg is dat fouten pas in productie boven water komen.
Wanneer het speelt
Tijdens de Testing- en UAT-fase — meestal vlak voor oplevering — wanneer de druk hoog is en deadlines naderen.
Hoe dit te voorkomen of op te lossen
- Leg verantwoordelijkheden vast in een RACI-matrix tijdens de Kick-off.
- Bespreek in de Analysefase al hoe de UAT wordt uitgevoerd en wie betrokken is.
- Documenteer testscenario’s in een UAT Plan Template en koppel deze aan kwaliteitscriteria.
- Zorg dat testdata gecontroleerd, representatief en herleidbaar zijn.
- Gebruik het Technical Testing Plan om samenhang te bewaken tussen technische en functionele tests.
Waarom dit belangrijk is binnen het AMM
Een goed uitgevoerde UAT garandeert nauwkeurigheid en volledigheid van processen.
Het is de laatste kwaliteitscontrole voordat de fabriek live gaat draaien.
4. Toegangsproblemen en afhankelijkheden
De uitdaging
Een veelvoorkomende bottleneck in automatisering is het ontbreken van toegang tot applicaties of data.
Zonder de juiste rechten of testomgevingen kan ontwikkeling stagneren.
Wanneer het speelt
Vanaf Kick-off tot en met Deployment — telkens wanneer iemand toegang nodig heeft om te ontwikkelen, testen of draaien.
Hoe dit te voorkomen of op te lossen
- Identificeer toegangsvereisten al tijdens Kick-off en leg ze vast in de Application Access Tracker.
- Gebruik de Technology Checklist om afhankelijkheden in kaart te brengen.
- Houd alle vertragingen bij in de Issue Tracker en bespreek ze in wekelijkse statusupdates.
- Maak één aanspreekpunt voor technische toegang (bijv. de Solution Architect of IT-coördinator).
Waarom dit belangrijk is binnen het AMM
Toegangsproblemen raken direct aan actualiteit en volledigheid van data.
Een volwassen kantoor borgt dat iedereen die aan de fabriek werkt de juiste, gecontroleerde toegang heeft.
5. Beperkte beschikbaarheid van betrokkenen
De uitdaging
Het ontbreken van de juiste mensen op het juiste moment – vooral procesowners en subject matter experts –
is een van de meest onderschatte oorzaken van vertraging.
Wanneer het speelt
Tijdens Analyse, UAT en Hypercare, wanneer input of goedkeuring van de business noodzakelijk is.
Hoe dit te voorkomen of op te lossen
- Plan vroegtijdig wie wanneer nodig is, inclusief ureninschatting.
- Communiceer dit in de Kick-off en herhaal het per fase.
- Gebruik een RACI-matrix om verantwoordelijkheden en aanwezigheid te visualiseren.
- Documenteer afwezigheid en impact in de Issue Tracker.
Waarom dit belangrijk is binnen het AMM
Beschikbaarheid van kennisdragers is cruciaal voor consistente en actuele proceskennis.
Zonder betrokkenheid van de business verliest een project aansluiting bij de werkelijkheid.
Leren van uitdagingen: volwassenheid in actie
Deze uitdagingen zijn geen fouten, maar signalen van groei.
Elke keer dat een project struikelt over verwachtingen, scope of beschikbaarheid,
biedt dat een kans om te verbeteren — mits het wordt vastgelegd en geëvalueerd.
Daarom hoort bij elke Project Closure niet alleen een evaluatie van het resultaat,
maar ook een reflectie op het proces van verbeteren zelf.
Welke obstakels traden op, hoe zijn ze opgelost, en welke borging is aangebracht om herhaling te voorkomen?
Bij kleine organisaties of teams
In kleine organisaties spelen deze uitdagingen net zo goed, maar de impact kan groter zijn.
Eén afwezige procesowner of één ontbrekende toegang kan het hele project stilleggen.
Daarom geldt: documentatie vervangt capaciteit.
Door alle besluiten, verantwoordelijkheden en issues vast te leggen in gedeelde templates
(Project Kickoff, Issue Tracker, Change Log, UAT Plan),
kan ook een klein team met beperkte middelen toch gestructureerd en volwassen werken.
Samenvatting
Projectfasen vormen de motor van procesoptimalisatie,
maar de manier waarop een organisatie omgaat met tegenslagen bepaalt haar echte volwassenheid.
Wie uitdagingen structureel documenteert, analyseert en opvolgt,
bouwt niet alleen betere automatiseringen, maar ook een organisatie die steeds beter leert verbeteren.
Zo wordt elke uitdaging geen blokkade, maar brandstof voor groei —
de essentie van volwassen procesmanagement binnen het Accountancy Maturity Model.