De mensen, rollen en verantwoordelijkheden achter voorspelbare waarde binnen de organisatie
Automatisering is niet alleen een technische uitdaging, maar vooral een organisatiekundige discipline.
De kwaliteit van de uitvoering hangt niet af van de tool — of die nu van UiPath, n8n, Zapier, Make of een ander platform komt — maar van de samenwerking tussen mensen, processen en data.
Binnen het Accountancy Maturity Model (AMM) is projectmanagement de laag die de brug vormt tussen strategie, uitvoering en kwaliteit.
Het zorgt dat automatiseringen niet alleen gebouwd worden, maar ook beheerd, getest, verbeterd en geborgd.
De samenhang tussen AMM, projecten en processen
De fases van het AMM — van Basisinrichting tot Datagedreven & AI — vragen in elke stap om een andere manier van organiseren:
| AMM-fase | Focus in projectmanagement |
|---|---|
| Basisinrichting | Structuur aanbrengen: vastleggen wie wat doet en hoe processen verlopen. |
| Standaardisatie | Werkwijzen uniformeren, rollen definiëren, verantwoordelijkheden vastleggen. |
| Optimalisatie | Projectmanagement verbinden aan kwaliteitscriteria (ISO/IEC 25012). |
| Voorspelbaarheid | Prestatie en kwaliteit meetbaar maken via KPI’s, dashboards en feedbackloops. |
| Datagedreven & AI | Projectsturing en procesmanagement integreren op basis van realtime data. |
Projectmanagement binnen het AMM draait dus niet alleen om planning en deadlines,
maar om kwaliteitsgericht sturen op volwassenheid — de zekerheid dat elk project het proces en de data beter achterlaat dan voorheen.
De rollen binnen een automatiseringsproject
Een volwassen implementatie kent verschillende rollen, verdeeld over het projectteam (dat bouwt) en het procesteam (dat eigenaarschap heeft).
Samen zorgen ze dat het doel helder is, de oplossing past bij de praktijk, en de kwaliteit geborgd blijft.
| Rol | Verantwoordelijkheid | Fase betrokkenheid |
|---|---|---|
| Engagement Sponsor / Directie | Strategisch verantwoordelijke. Beslist over scope, budget, prioriteiten en ondertekening bij oplevering. | Kick-off, Project Closure |
| Projectmanager (implementatie) | Stuurt het totale traject, bewaakt planning, resources, kwaliteit en communicatie. | Alle fasen |
| Procesowner | Eigenaar van het bedrijfsproces. Beslist over procesontwerp, testresultaten en acceptatie. | Analyse, Design, UAT, Hypercare |
| Proces SME (Subject Matter Expert) | Vakinhoudelijke expert. Levert input voor procesbeschrijving, testdata en UAT. | Analyse, Ontwerp, Test, Hypercare |
| Business Analyst / Procesconsultant | Beschrijft het proces (AS IS → TO BE), vertaalt de praktijk naar automatiseringslogica. | Analyse, Design |
| Solution Architect / Ontwerper | Ontwerpt de technische oplossing, bepaalt integraties, infrastructuur en beveiliging. | Design, Build |
| Automation Developer / Bouwteam | Bouwt, test en documenteert de automatisering volgens ontwerp en kwaliteitsrichtlijnen. | Build, Test |
| IT-team | Regelt toegang, infrastructuur, beveiliging en applicatieondersteuning. | Kick-off, Design, Test, Hypercare |
| Support / Beheerteam | Verantwoordelijk voor onderhoud, monitoring en incidentafhandeling na livegang. | Deployment, Operate |
| Automation Operations Manager | Beheert de operationele kant van meerdere automatiseringen, bewaakt prestaties en capaciteit. | Operate, Improvement |
Elke rol heeft een eigen perspectief op kwaliteit.
De projectmanager bewaakt consistentie, de procesowner volledigheid, de ontwikkelaar nauwkeurigheid, en de operations manager actualiteit en continuïteit.
Samen vormen ze de menselijke waarborg van de ISO/IEC 25012-kwaliteitscriteria.
De kwaliteitskaders binnen projectmanagement
Binnen het AMM wordt projectmanagement altijd gekoppeld aan kwaliteitsmanagement.
Een project is pas geslaagd wanneer drie condities zijn vervuld:
- Het proces is aantoonbaar verbeterd (volwassenheidsgroei).
- De data voldoet aan kwaliteitscriteria (nauwkeurig, volledig, consistent, actueel, compliant).
- De automatisering is overdraagbaar en onderhoudbaar (documentatie, runbook, governance).
Om dit te waarborgen, zijn vaste documenten en controlepunten ingebouwd:
- Project Initiation Document (PID) – definieert scope, verantwoordelijkheden en succescriteria.
- Process Definition Document (PDD) – beschrijft de proceslogica, inputs en outputs.
- Solution Design Document (SDD) – vertaalt het proces naar techniek.
- Testing Plan & UAT Cases – borgen functionele juistheid en datakwaliteit.
- Runbook – beschrijft beheer, foutafhandeling en onderhoud.
- Project Closure Report – bevestigt overdracht, lessons learned en borging van kennis.
Documentatie is dus niet een administratieve last, maar de structurele borging van volwassenheid.
Wie documenteert, bouwt aan voorspelbaarheid.
De samenwerking tussen business en implementatie
Project- en procesmanagement werken hand in hand.
De business (proceszijde) levert kennis, context en kwaliteitseisen,
terwijl de implementatiezijde (projectteam) zorgt voor structuur, techniek en controle.
Samen volgen ze een herhalende cyclus van drie stappen:
- Afstemmen – begrijpen wat het proces is en wat de gewenste uitkomst moet zijn.
- Bouwen en testen – ontwikkelen van de oplossing, valideren via datakwaliteit en gebruikersacceptatie.
- Borgen en verbeteren – monitoren van prestaties, bijsturen en documenteren van wijzigingen.
De kracht van volwassen projectmanagement is voorspelbare samenwerking:
elke rol weet wat er van hem of haar verwacht wordt, en elke wijziging wordt getoetst op impact, risico en kwaliteit.
Bij kleine organisaties of teams
In kleinere organisaties is het vaak niet haalbaar om alle rollen afzonderlijk in te vullen.
Dat betekent niet dat de verantwoordelijkheden verdwijnen, maar dat mensen meerdere petten dragen.
Een procesconsultant kan ook optreden als projectmanager,
of een developer kan tijdelijk de taken van de architect uitvoeren.
Het uitgangspunt blijft: één rol = één verantwoordelijkheid — ongeacht wie haar uitvoert.
Juist in kleine teams is documentatie nog belangrijker:
door kennis en beslissingen vast te leggen (bijvoorbeeld in een gedeelde map of Teams-omgeving),
blijft het proces overdraagbaar en blijft de kwaliteitsborging in stand, ook als mensen wisselen.
Een klein team kan met dezelfde methodiek werken als een groot kantoor,
zolang het de discipline van vastlegging, toetsing en borging bewaart.
Samenvatting
Projectmanagement binnen automatisering is het organisatorische hart van volwassenwording.
Het verbindt processen, mensen en technologie tot één systeem dat voorspelbare waarde levert.
Binnen het AMM:
- zorgen rollen en verantwoordelijkheden voor structuur;
- borgen documenten en kwaliteitscriteria de reproduceerbaarheid;
- en zorgen data en procesmonitoring voor continue verbetering.
Of het nu gaat om één RPA, een low-code workflow of een complex datagedreven proces:
de sleutel tot succes ligt niet in de tool, maar in de manier waarop het team samenwerkt, vastlegt en leert.
Een goed georganiseerd project maakt automatisering niet alleen mogelijk —
het maakt haar duurzaam, transparant en aantoonbaar van hoge kwaliteit.