De brug tussen analyse, uitvoering en continue verbetering
In de voorgaande hoofdstukken zagen we hoe de haalbaarheidsanalyse richting geeft aan waar automatisering en procesverbetering waarde toevoegen,
en hoe de Standard Operating Procedures (SOP’s) die strategie vertalen naar het dagelijkse werk.
Toch ontstaat er in de praktijk vaak een tussenruimte tussen strategie en uitvoering:
de plannen zijn helder, de procedures geschreven, maar de uitvoering loopt anders dan verwacht.
Daar begint de processenfabriek — de plek waar structuur, uitvoering en datakwaliteit samenkomen,
en waar inzicht, standaardisatie en technologie elkaar versterken.
Van losse taken naar één systeem
Binnen het Accountancy Maturity Model (AMM) wordt de organisatie gezien als een processenfabriek:
een omgeving waarin werk gestandaardiseerd, meetbaar en continu verbeterbaar wordt uitgevoerd.
Elke afdeling — administratie, salaris, fiscaal of advies — vormt een onderdeel van een keten die pas optimaal functioneert
wanneer alle schakels consistent, datagedreven en goed verbonden zijn.
De processenfabriek is daarmee de organisatievorm van volwassenheid:
een kantoor waarin elk proces voorspelbaar produceert, afwijkingen zichtbaar zijn,
en verbeteringen direct landen in de praktijk.
Hier worden strategie, kwaliteit en uitvoering verbonden:
de fabriek zorgt dat alles wat bedacht is, ook echt gebeurt —
en dat alles wat gebeurt, meetbaar en verbeterbaar blijft.
De rol van de processenfabriek in het AMM
De processenfabriek volgt logisch op de haalbaarheidsanalyse en de SOP’s:
- De haalbaarheidsanalyse bepaalt wat zinvol is om te verbeteren of te automatiseren.
- De SOP’s beschrijven hoe dat werk uitgevoerd moet worden.
- De processenfabriek zorgt dat uitvoering, data en metingen blijvend in lijn zijn met die afspraken.
Zo ontstaat één samenhangend systeem van werken, meten en verbeteren.
De fabriek maakt het AMM tastbaar: het is de plek waar volwassenheid niet alleen wordt beschreven, maar wordt geproduceerd.
De SOP als fundament én feedbacklus
De SOP vervult binnen de processenfabriek twee rollen:
- Standaardisatie van werk – de beschrijving van de gewenste werkwijze.
- Validatie van realiteit – de toets of de uitvoering nog overeenkomt met wat beschreven staat.
In de praktijk blijkt namelijk vaak dat een SOP na verloop van tijd niet meer volledig aansluit op de dagelijkse werkzaamheden.
Taken verschuiven, systemen veranderen of controles worden anders ingericht.
In de ontdekkingsfase van de processenfabriek wordt dat zichtbaar:
- Kloppen de processtappen in de SOP nog met wat medewerkers echt doen?
- Zijn er tussenstappen ontstaan die niet zijn vastgelegd?
- Is de SOP verouderd of mist ze kwaliteitscontroles?
- Leveren we met deze werkwijze nog steeds data van de kwaliteit die we beogen — volledig, juist en actueel?
Door SOP’s actief te toetsen en actualiseren, ontstaat een fabriek die zelflerend is.
De fabriek corrigeert niet alleen fouten, maar verbetert haar eigen instructies.
De analyse levert dus niet alleen verbeterideeën op, maar ook concrete input voor het bijwerken van SOP’s.
Zo zorgt de processenfabriek ervoor dat de organisatie werkt volgens de werkelijkheid — niet volgens het verleden.
De bouwstenen van de processenfabriek
De processenfabriek:
- brengt structuur aan door processen te modelleren en te koppelen aan kwaliteitsindicatoren;
- maakt prestaties zichtbaar via dashboards, KPI’s en scorecards;
- creëert voorspelbaarheid door standaarden en controles in te bouwen;
- stimuleert innovatie door continu te meten, vergelijken en verbeteren.
De fabriek vormt de verbindende laag tussen mens, data en technologie:
ze maakt zichtbaar waar werk echt gebeurt, waar het afwijkt en waar optimalisatie of automatisering waarde toevoegt.
Waar de haalbaarheidsanalyse zich richtte op individuele processen,
verbindt de processenfabriek ze tot één geheel —
zodat de organisatie als systeem voorspelbaar, schaalbaar en controleerbaar wordt.
De cyclus van procesverbetering: Ontdekken – Bouwen – Beheren
De processenfabriek werkt volgens een vaste verbetercyclus die zich eindeloos herhaalt:
Ontdekken, Bouwen en Beheren.
In elke fase spelen de SOP’s, datakwaliteit en processturing een andere rol.
1. Ontdekken (Discover) – Begrijp eerst wat er echt gebeurt
Deze fase hoort bij de overgang van Basisinrichting naar Standaardisatie.
Het doel is inzicht krijgen in de feitelijke werkwijze — niet de veronderstelde.
- Welke stappen voert men daadwerkelijk uit?
- Waar ontstaan vertragingen of fouten?
- Waar wijkt het proces af van de beschreven SOP?
- Leveren we met deze werkwijze nog data van de gewenste kwaliteit?
Met process mining, task mining en data-analyse worden patronen en afwijkingen zichtbaar.
De Discover-fase fungeert als kwaliteitscontrole van de SOP’s zelf:
klopt de beschrijving nog met de realiteit, of is het tijd voor een update?
Een organisatie die ontdekt dat haar SOP’s niet meer kloppen,
heeft geen probleem gevonden, maar bewijs van volwassenheid: ze ziet zichzelf helder genoeg om te verbeteren.
2. Bouwen (Build) – Van inzicht naar uitvoering
Wanneer processen in kaart zijn gebracht en SOP’s zijn geactualiseerd,
kan de organisatie bouwen aan optimalisatie en automatisering.
In deze fase — van Gestandaardiseerd naar Geoptimaliseerd — worden processen verbeterd,
workflows getest en controles ingericht.
Mens en technologie werken hier samen:
gestandaardiseerde processen vormen het fundament,
data leveren de inzichten,
en automatisering neemt herhaalbare taken over.
De processenfabriek is hierbij de werkvloer van volwassenheid:
hier wordt verbeterd, getest en gevalideerd,
en worden verbeteringen direct zichtbaar in dashboards en kwaliteitsrapportages.
3. Beheren (Operate) – Continu verbeteren
In de hogere fasen (Voorspelbaar en Datagedreven & AI) draait het om borgen en leren.
Dashboards, KPI’s en governance bewaken de kwaliteit, betrouwbaarheid en stabiliteit van alle processen.
SOP’s worden niet alleen gebruikt om werk te beschrijven, maar ook om prestatieverschillen te verklaren:
waar wijkt de uitvoering af, en wat betekent dat voor de datakwaliteit of klanttevredenheid?
De processenfabriek wordt daarmee zelfcorrigerend:
de analyse van vandaag voedt de verbeteringen van morgen.
Elke afwijking is geen fout, maar een kans om het systeem sterker te maken.
De processenfabriek in het Accountancy Maturity Model
De processenfabriek raakt aan alle fasen van het AMM en maakt hun onderlinge samenhang zichtbaar:
| AMM-fase | Rol van de processenfabriek |
|---|---|
| Basisinrichting | Vastleggen van bestaande werkwijzen in SOP’s en eerste kwaliteitsmetingen. |
| Standaardisatie | Uniformeren van processen en het koppelen van kwaliteitsindicatoren. |
| Optimalisatie | Verbeteren van SOP’s op basis van KPI’s en procesanalyses. |
| Voorspelbaarheid | Automatiseren van herhaalbare SOP-stappen en bewaken van outputkwaliteit. |
| Datagedreven & AI | Integreren van realtime data, zelflerende processen en feedbackloops. |
De processenfabriek zorgt er dus voor dat volwassenheid niet alleen wordt gemeten, maar continu geproduceerd.
De kwaliteitsverbinding
De kern van de processenfabriek is kwaliteit.
Zonder betrouwbare data geen betrouwbare fabriek.
Daarom worden de kwaliteitsdimensies uit ISO/IEC 25012 (nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie, actualiteit en compliance) op elk proces toegepast.
Door elke SOP aan deze kwaliteitsdimensies te koppelen,
ontstaat een fabriek die niet alleen produceert, maar controleert en leert.
Kwaliteit wordt daarmee geen momentopname, maar een doorlopende stroom.
De kracht van de processenfabriek
De processenfabriek is niet alleen een metafoor — het is de manier waarop een kantoor volwassen wordt.
Ze zorgt voor een dynamisch samenspel tussen drie elementen:
- De haalbaarheidsanalyse – bepaalt richting en prioriteit.
- De SOP – borgt uitvoering en kwaliteit.
- De processenfabriek – verbindt, monitort en verbetert continu.
Door deze drie te verenigen, ontstaat een organisatie die leert, automatiseert en innoveert op basis van feiten — niet aannames.
Een kantoor dat niet alleen slimmer werkt, maar beter nadenkt over waarom het iets doet, hoe het dat doet, en wat dat oplevert.
Samenvatting
De processenfabriek is het hart van volwassen procesmanagement binnen het AMM.
Ze verbindt de strategische keuzes uit de haalbaarheidsanalyse met de structuur van de SOP’s
en vormt zo de omgeving waarin kwaliteit, data en uitvoering elkaar versterken.
- In de Discover-fase worden SOP’s getoetst aan de realiteit als ze bestaan.
- In de Build-fase worden verbeteringen en automatiseringen ontworpen.
- In de Operate-fase wordt de uitvoering bewaakt en continu bijgestuurd.
Zo groeit een kantoor van losse activiteiten naar een geolied systeem dat zichzelf voedt met data en inzicht.
Niet door harder te werken, maar door slimmer te leren.
De processenfabriek maakt volwassenheid tastbaar:
het is de plek waar strategie overgaat in uitvoering,
waar kwaliteit continu wordt geproduceerd,
en waar het kantoor leert om zichzelf steeds opnieuw uit te vinden.