Van incident naar structuur
De praktijkcases laten zien hoe snel je resultaat kan boeken zodra je één subproces onder de loep neemt. Maar volwassenheid gaat niet over losse verbeteringen. Het gaat om een systematische route: van ad-hoc werken naar voorspelbaar sturen en uiteindelijk datagedreven adviseren.
Het Accountancy Maturity Model (AMM) helpt kantoren daarbij. Het model maakt duidelijk in welke fase je zit (Basisinrichting, Standaardisatie, Optimalisering, Voorspelbaarheid of Datagedreven & AI) én waar de vier domeinen nog versterking nodig hebben.
De essentie is eenvoudig:
- Mensen geven invulling aan standaarden en eigenaarschap.
- Processen zorgen dat werk niet afhankelijk blijft van individuen.
- Data levert betrouwbare input en verrijking.
- Applicaties ondersteunen met automatisering, signalen en integratie en heb je nodig om alle domeinen aan elkaar te koppelen.
Alleen in samenhang ontstaan duurzame verbeteringen.
Subprocessen als bouwstenen
Elk proces kan worden opgeknipt in kleinere bouwstenen. Denk aan de btw-aangifte:
- Input: facturen en boekingen.
- Verwerking: btw-codes en uitzonderingen.
- Output: aangifte, rapportage, signaal voor klant.
Of aan de dividenduitkering:
- Balanstoets en uitkeringstoets.
- Bestuursgoedkeuring.
- Dividendbelasting en reserves.
Door zo’n subproces te analyseren, zie je waar de kwaliteit onder druk staat. Je koppelt de processtappen aan de kwaliteitsdimensies van ISO/IEC 25012 (nauwkeurigheid, volledigheid, consistentie, actualiteit en compliance) en kijkt vervolgens welk domein achterblijft. Is het gebrek aan training, ontbreken van standaardwerkwijze, inconsistente data of een systeem dat geen signalen afgeeft?
Quick-wins en valkuilen
Quick-wins
- Standaardiseer één berekening. Kies een veelgebruikt model (bijv. annuïteiten, leaseauto, investeringsaftrek) en voer dit kantoorbreed in met de input van alle specialisten.
- Kies één uniforme mapping voor RGS. Begin met de top-10 leveranciers en zorg dat ze overal op dezelfde grootboekrekening terechtkomen.
- Gebruik één centraal template. Zet dit in SharePoint of een applicatie en borg versiebeheer.
- Eigenaarschap. Zorg ervoor dat vanuit de verschillende processen er een aantal eigenaars zijn die het process en gewenste data verantwoordelijk zijn.
Valkuilen
- Te veel tegelijk willen. Een complete herziening van alle processen in één keer leidt tot weerstand.
- Vergeten van eigenaarschap. Zonder een duidelijke verantwoordelijke verwatert elke standaard.
- Blindstaren op tooling. Een nieuwe applicatie zonder procesafspraken of datakwaliteit is een lege huls.
De continue cyclus van verbeteren
Volwassenheid is geen project dat eindigt; het is een cyclus van telkens opnieuw verbeteren.
- Bepaal de ambitie: waar willen we naar toe, wat kan beter?
- Analyseer de kwaliteit: gebruik een kwaliteits standaard als ISO/IEC 25012-criteria op je subprocessen.
- Koppel aan domeinen: mensen, processen, data en applicaties bepalen samen of je verder kunt.
- Voer een verbetering door: start klein, maak zichtbaar verschil.
- Evalueer en herhaal: bespreek maandelijks wat beter kan en voer stap voor stap aanpassingen door.
Voorbeeld: een kantoor wil sterker worden in bedrijfswaarderingen. De vraag is dan: welke data hebben we nodig (historische cijfers, scenario’s), welke processen moeten we vastleggen (stappenplan waardering), wie beheert dit (specialist of team), en welke applicaties ondersteunen (waarderingsmodellen, koppeling met rapportagetools)? Vanuit deze cyclus bouw je niet alleen een beter proces, maar ook nieuwe adviesdiensten.
De rol van strategie
Elke cyclus start met strategie. Een kantoor moet kiezen:
- Wil het voorspelbaar zijn in categorisch advies (btw, dividend, winstbelasting, WKR)?
- Of wil het zich onderscheiden in thematisch advies (familie-BV’s, bedrijfsopvolging, franchise, personeel, security)?
- Of….
Die keuze bepaalt waar de eerste verbeterstap ligt. Een kantoor kan niet alles tegelijk, maar wel elk jaar een aantal subprocessen aanpakken en zo steeds dichter bij datagedreven werken komen.
Concreet handelingsperspectief
Voor je eigen kantoor kun je de volgende drie stappen morgen al zetten:
- Meet nu (nulmeting):
- Doorlooptijd van maand-, kwartaal-, of advieswerk
- Percentage automatisch verwerkte data.
- First-time-right (aantal processen zonder correcties).
- Aantal inconsistenties in rekeningschema’s.
- Kies één standaard morgen:
- Eén sjabloon voor een berekening.
- Eén uniforme mapping voor leveranciers.
- Kies één ritueel:
- Maandelijkse terugblik met drie verbeteracties en een eigenaar.
- Kwartaalgewijs de maturity-score bijwerken en drie prioriteiten kiezen.
Conclusie
Volwassenheid bereik je niet in één sprong. Het is een reis waarin je telkens kleine stappen zet: standaardiseren waar het kan, automatiseren waar het mag, en menselijke beoordeling behouden waar het moet.
Door de cyclus van strategie → subprocessen → kwaliteitscriteria → domeinen steeds opnieuw te doorlopen, groeit elk kantoor van cijfers naar inzicht en van reactief naar voorspelbaar en datagedreven.
Het Accountancy Maturity Model is daarbij niet alleen een kaart, maar ook een kompas: het laat zien waar je staat, waar je vastloopt, en hoe je dóór kunt naar de volgende fase.