{"id":336,"date":"2025-11-10T12:25:46","date_gmt":"2025-11-10T12:25:46","guid":{"rendered":"https:\/\/bjornproost.nl\/?page_id=336"},"modified":"2025-11-10T12:44:40","modified_gmt":"2025-11-10T12:44:40","slug":"7-1-kick-off-producten","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/bjornproost.nl\/?page_id=336","title":{"rendered":"7.1 Kick-off producten"},"content":{"rendered":"\n

1. Statement of Work (SoW)<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De Statement of Work is de fundamentele overeenkomst<\/strong> van het project: het document dat de kaders en verantwoordelijkheden vastlegt.
In interdepartementale trajecten fungeert ze als een \u201cgentlemen\u2019s agreement\u201d; bij externe samenwerking is het een formeel contract.<\/p>\n\n\n\n

Voorbeeldtemplate Statement of Work<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Onderdeel<\/strong><\/th>Beschrijving<\/strong><\/th>Voorbeeld<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Projectnaam<\/strong><\/td>Naam van de automatisering of procesoptimalisatie<\/td>Factuurverwerking inkomende facturen \u2013 Digital Workflow<\/em><\/td><\/tr>
Doelstellingen<\/strong><\/td>Zakelijke en operationele doelen van het project<\/td>\u201cHet automatiseren van de inkomende factuurverwerking om de doorlooptijd te verkorten van 5 naar 2 dagen.\u201d<\/td><\/tr>
Scope van het werk<\/strong><\/td>Wat valt binnen en buiten de opdracht<\/td>Binnen scope:<\/em> factuurherkenning, validatie en boeking in boekhoudsoftware.
Buiten scope:<\/em> crediteurenbeheer, betalingstriggers.<\/td><\/tr>
Deliverables<\/strong><\/td>Concreet op te leveren resultaten<\/td>PDD, SDD, UAT Plan, Runbook, Live-gangrapport.<\/td><\/tr>
Tijdlijn en mijlpalen<\/strong><\/td>Belangrijkste fasen en deadlines<\/td>Analysefase: 2 weken, Ontwerp: 1 week, Ontwikkeling & Test: 3 weken, UAT & Oplevering: 1 week.<\/td><\/tr>
Aannames<\/strong><\/td>Vooraf bekende veronderstellingen<\/td>SME\u2019s zijn beschikbaar; toegang tot testdata is geregeld.<\/td><\/tr>
Beperkingen<\/strong><\/td>Randvoorwaarden en limieten<\/td>Projectbudget beperkt tot 80 uur ontwikkeltijd.<\/td><\/tr>
Change Control Proces<\/strong><\/td>Hoe wijzigingen in scope worden goedgekeurd<\/td>Elke wijziging moet via BA worden ingediend, besproken in projectmeeting en schriftelijk goedgekeurd door PM en PO.<\/td><\/tr>
Contactpersonen<\/strong><\/td>Wie is verantwoordelijk per rol<\/td>Projectmanager: L. van Dijk
Business Analyst: Bjorn Proost
Process Owner: M. de Vries<\/td><\/tr>
Goedkeuring<\/strong><\/td>Handtekeningen van verantwoordelijken<\/td>\u2014<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

2. Scope<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De scope geeft richting \u00e9n begrenzing. Zonder heldere scope is elk project stuurloos.
Ze beschrijft niet alleen wat we gaan doen<\/em>, maar ook wat we bewust niet doen<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

Voorbeeldtemplate Scope Document<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Onderdeel<\/strong><\/th>Beschrijving<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Procesnaam<\/strong><\/td>Factuurverwerking inkomende facturen<\/td><\/tr>
Doel van het proces<\/strong><\/td>Het correct en tijdig registreren van inkomende facturen in de boekhoudsoftware.<\/td><\/tr>
In Scope<\/strong><\/td>Herkennen van facturen via factuurverwerkingssoftware, matchen met boekingsregels, boeking in financieel systeem, validatie van btw en grootboek.<\/td><\/tr>
Out of Scope<\/strong><\/td>Goedkeuringsworkflow, betaling, leverancierscommunicatie.<\/td><\/tr>
Afdelingen betrokken<\/strong><\/td>Finance, Inkoop, IT<\/td><\/tr>
Belangrijkste applicaties<\/strong><\/td>Boekhoudsoftware, factuurverwerkingssoftware, SharePoint (documentopslag)<\/td><\/tr>
Meting van succes<\/strong><\/td>Doorlooptijd verkort tot < 48 uur, 90% automatische herkenning, < 1% handmatige correcties.<\/td><\/tr>
Wijzigingsbeheer<\/strong><\/td>Elke aanpassing in scope wordt geregistreerd in de Change Log.<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

3. Deliverables, afhankelijkheden en aannames<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Dit is het overzicht van wat<\/em> we opleveren, waarvan<\/em> het afhangt, en wat<\/em> we veronderstellen.
Het doel is om risico\u2019s vroeg te herkennen en te managen.<\/p>\n\n\n\n

Template Deliverables<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Deliverable<\/strong><\/th>Omschrijving<\/strong><\/th>Eigenaar<\/strong><\/th>Deadline<\/strong><\/th>Status<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Process Definition Document (PDD)<\/td>Gedetailleerde beschrijving van huidige (As-Is) en gewenste (To-Be) processtappen<\/td>Business Analyst<\/td>15-02-2026<\/td>In concept<\/td><\/tr>
Solution Design Document (SDD)<\/td>Technisch ontwerp inclusief flowdiagrammen, systeeminteractie en architectuur<\/td>Solution Architect<\/td>22-02-2026<\/td>Nog te starten<\/td><\/tr>
UAT Plan en Testcases<\/td>Testscenario\u2019s met validatiecriteria<\/td>Business Analyst \/ PM<\/td>29-02-2026<\/td>Nog te starten<\/td><\/tr>
Runbook<\/td>Handleiding voor operationele uitvoering en beheer van de robot<\/td>Developer \/ SA<\/td>07-03-2026<\/td>Nog te starten<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

Template Afhankelijkheden (Dependencies)<\/strong><\/h3>\n\n\n\n

(gebaseerd op Automation Project Dependencies and Assumptions.pdf)<\/em><\/p>\n\n\n\n

Afhankelijkheid<\/strong><\/th>Beschrijving<\/strong><\/th>Status<\/strong><\/th>Verantwoordelijke<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Toegang tot testomgeving<\/td>Dev\/Test\/Prod moet ingericht zijn<\/td>Gereed<\/td>Infrastructure Engineer<\/td><\/tr>
Beschikbaarheid SME\u2019s<\/td>SME\u2019s beschikbaar voor procesvalidatie<\/td>Gedeeltelijk<\/td>Process Owner<\/td><\/tr>
Licentie UiPath Studio<\/td>Nodig voor ontwikkelomgeving<\/td>Gereed<\/td>Solution Architect<\/td><\/tr>
Netwerkrechten<\/td>Toegang tot interne mappen voor facturen<\/td>In behandeling<\/td>IT-beheer<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

Template Aannames (Assumptions)<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Assumptie<\/strong><\/th>Relevantie<\/strong><\/th>Risico bij afwijking<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
SME\u2019s leveren input binnen 48 uur<\/td>Planning<\/td>Vertraging in ontwerp en testcases<\/td><\/tr>
Factuurverwerkingssoftware ondersteunt API-koppeling<\/td>Integratie<\/td>Extra ontwikkeltijd of handmatige interface<\/td><\/tr>
Alle facturen zijn digitaal (PDF\/XML)<\/td>Datakwaliteit<\/td>OCR-herkenning faalt bij gescande documenten<\/td><\/tr>
Data van vorige maand beschikbaar voor test<\/td>Validatie<\/td>Onvolledige testscenario\u2019s<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

4. Project Readiness Checklist<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De Project Readiness Checklist voorkomt dat er gestart wordt zonder voorbereiding.
Ze bevat alle technische, organisatorische en communicatieve voorwaarden die voldaan moeten zijn v\u00f3\u00f3r de eerste regel code wordt geschreven.<\/p>\n\n\n\n

Template Project Readiness Checklist<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Categorie<\/strong><\/th>Controlepunt<\/strong><\/th>Status<\/strong><\/th>Opmerkingen<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Omgeving<\/strong><\/td>Dev\/Test\/Prod beschikbaar en getest<\/td>✅<\/td><\/td><\/tr>
Toegang<\/strong><\/td>Alle gebruikers hebben juiste rechten en accounts<\/td>⏳<\/td>SME-rechten nog in aanvraag<\/td><\/tr>
Data<\/strong><\/td>Testdata gevalideerd en opgeslagen op gedeelde locatie<\/td>✅<\/td><\/td><\/tr>
Training<\/strong><\/td>Teamleden getraind in UiPath, SharePoint, Teams<\/td>✅<\/td><\/td><\/tr>
Documentatie<\/strong><\/td>SoW, Scope en PDD goedgekeurd<\/td>✅<\/td><\/td><\/tr>
Communicatie<\/strong><\/td>Overlegstructuur (Kick-off, wekelijkse stand-up) vastgelegd<\/td>✅<\/td><\/td><\/tr>
Risico\u2019s<\/strong><\/td>Risico\u2019s ge\u00efdentificeerd en toegewezen<\/td>⏳<\/td>Nog bespreken in projectmeeting<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

5. Application Access Tracker<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De Access Tracker voorkomt dat de ontwikkeling vertraging oploopt door ontbrekende toegangsrechten.
Het is een levend document dat steeds wordt bijgewerkt naarmate meer applicaties of omgevingen betrokken raken.<\/p>\n\n\n\n

Template Application Access Tracker<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Applicatie<\/strong><\/th>Omgeving<\/strong><\/th>Gebruiker<\/strong><\/th>Rol \/ Rechten<\/strong><\/th>Datum aangevraagd<\/strong><\/th>Status<\/strong><\/th>Opmerkingen<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
Factuurverwerkingssoftware<\/td>Test<\/td>Bjorn Proost<\/td>Admin<\/td>01-02-2026<\/td>Gereed<\/td><\/td><\/tr>
Boekhoudsoftware<\/td>Test<\/td>Developer Team<\/td>Read\/Write<\/td>03-02-2026<\/td>In behandeling<\/td>Wacht op IT-goedkeuring<\/td><\/tr>
SharePoint<\/td>Prod<\/td>PM \/ BA<\/td>Viewer<\/td>05-02-2026<\/td>Gereed<\/td>Locatie voor documentopslag<\/td><\/tr>
Teams-kanaal<\/td>Alle<\/td>Projectteam<\/td>Contributor<\/td>06-02-2026<\/td>Gereed<\/td>Communicatiehub<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

6. Issue Tracker<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

De Issue Tracker is het logboek van alles wat niet volgens plan verloopt.
Door transparantie te cre\u00ebren, kunnen risico\u2019s snel worden beheerd en opgelost.<\/p>\n\n\n\n

Template Issue Tracker<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Issue ID<\/strong><\/th>Datum<\/strong><\/th>Categorie<\/strong><\/th>Omschrijving<\/strong><\/th>Impactniveau<\/strong><\/th>Verantwoordelijke<\/strong><\/th>Status<\/strong><\/th>Oplossing \/ Actie<\/strong><\/th><\/tr><\/thead>
IT-001<\/td>04-02-2026<\/td>Toegang<\/td>Developer heeft geen toegang tot boekhoudsoftware<\/td>Hoog<\/td>Infrastructure Engineer<\/td>Open<\/td>IT-ticket aangemaakt<\/td><\/tr>
IT-002<\/td>05-02-2026<\/td>Data<\/td>Onvolledige testdataset<\/td>Middel<\/td>Business Analyst<\/td>In behandeling<\/td>SME levert nieuwe data<\/td><\/tr>
IT-003<\/td>07-02-2026<\/td>Software<\/td>OCR-veld leest bedragen verkeerd<\/td>Hoog<\/td>Developer<\/td>Gesloten<\/td>OCR-template aangepast<\/td><\/tr>
IT-004<\/td>08-02-2026<\/td>Planning<\/td>SME afwezig door verlof<\/td>Laag<\/td>Projectmanager<\/td>Gesloten<\/td>Planning herzien<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n
\n\n\n\n

Output van de Kick-offfase<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Na afronding van deze fase beschikt het project over:<\/p>\n\n\n\n