{"id":309,"date":"2025-11-05T11:22:05","date_gmt":"2025-11-05T11:22:05","guid":{"rendered":"https:\/\/bjornproost.nl\/?page_id=309"},"modified":"2025-11-05T11:22:05","modified_gmt":"2025-11-05T11:22:05","slug":"11-1-wat-is-een-proces","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/bjornproost.nl\/?page_id=309","title":{"rendered":"11.1 Wat is een proces?"},"content":{"rendered":"\n

De bouwstenen van procesanalyse en de brug tussen mens en automatisering<\/em><\/p>\n\n\n\n

Voordat we de rol van de businessanalist binnen automatisering kunnen begrijpen,
moeten we eerst stilstaan bij de kern van zijn werk: het proces<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Een proces is volgens de American Society for Quality \u201ceen geheel van onderling samenhangende activiteiten die input omzetten in output.\u201d<\/em>
Met andere woorden: het is de manier waarop organisaties waarde cre\u00ebren \u2014 van grondstof tot resultaat, van vraag tot levering.<\/p>\n\n\n\n

\n\n\n\n

De vier componenten van een proces<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Elk proces bestaat uit vier essenti\u00eble bouwstenen die samen het fundament vormen van procesanalyse:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Inputs<\/strong> \u2013 de informatie of middelen die nodig zijn om het proces te starten.
    Denk aan een factuur, een aanvraagformulier of een dataset.<\/li>\n\n\n\n
  2. Processtroom (Process Flow)<\/strong> \u2013 de reeks van stappen, activiteiten of subprocessen die plaatsvinden om de input te transformeren naar een resultaat.<\/li>\n\n\n\n
  3. Bronapplicaties (Source Applications)<\/strong> \u2013 de systemen, tools of applicaties waarmee de stappen worden uitgevoerd.
    In een administratief proces kunnen dat bijvoorbeeld Outlook, Excel of een ERP-systeem zijn.<\/li>\n\n\n\n
  4. Outputs<\/strong> \u2013 het resultaat van het proces: een rapport, een goedgekeurde order, of een verzonden e-mail.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Belangrijk: de output van het ene proces<\/strong> vormt vaak de input voor een ander proces<\/strong>.
    Binnen het AMM spreken we daarom over procesketens<\/em> \u2014 samenhangende processen die gezamenlijk de kwaliteit en voorspelbaarheid van de organisatie bepalen.<\/p>\n\n\n\n

    \n\n\n\n

    Waarom processen nodig zijn<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

    Processen zorgen voor herhaalbaarheid, controle en kwaliteitsborging.
    Door processen te plannen en uit te voeren onder gecontroleerde omstandigheden, ontstaat grip op:<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • Compliance<\/strong> \u2013 het voldoen aan interne en externe regels;<\/li>\n\n\n\n
    • Operationele continu\u00efteit<\/strong> \u2013 taken worden altijd op dezelfde manier uitgevoerd;<\/li>\n\n\n\n
    • Risicobeheersing<\/strong> \u2013 afwijkingen worden zichtbaar en beheersbaar;<\/li>\n\n\n\n
    • Continue verbetering<\/strong> \u2013 prestaties kunnen worden gemeten, vergeleken en verbeterd.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Zonder processen is er geen structuur; zonder structuur is er geen kwaliteit.<\/p>\n\n\n\n

      \n\n\n\n

      Procedures: de praktische invulling van een proces<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

      Een proces vertelt wat<\/em> er gebeurt,
      een procedure<\/strong> beschrijft hoe<\/em> het gebeurt.<\/p>\n\n\n\n

      Een procedure vult een proces aan door te specificeren:<\/p>\n\n\n\n

        \n
      • wie verantwoordelijk is voor elke stap;<\/li>\n\n\n\n
      • wanneer die stap moet plaatsvinden;<\/li>\n\n\n\n
      • hoe uitzonderingen worden afgehandeld;<\/li>\n\n\n\n
      • en welke regels of specificaties gelden per activiteit.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

        De kwaliteit van een proces is daarom rechtstreeks afhankelijk van de kwaliteit van de bijbehorende procedure.
        Een slecht gedocumenteerde procedure leidt onvermijdelijk tot variatie, fouten en verlies aan datakwaliteit.<\/p>\n\n\n\n

        \n\n\n\n

        Documenteren van processen en procedures<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

        Het verschil tussen een proces en een procedure zie je vooral in de manier waarop ze worden vastgelegd:<\/p>\n\n\n\n

          \n
        • Proces<\/strong> \u2192 wordt meestal weergegeven in een diagram<\/strong> of flowchart<\/strong> die de logische volgorde van stappen toont.<\/li>\n\n\n\n
        • Procedure<\/strong> \u2192 is een uitgeschreven document<\/strong> met instructies, verantwoordelijkheden en uitzonderingen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

          Een volwassen organisatie gebruikt beide:
          het procesdiagram biedt overzicht,
          de procedure borgt kwaliteit en consistentie.<\/p>\n\n\n\n

          \n\n\n\n

          Praktijkvoorbeeld: van order naar factuur<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

          Laten we als voorbeeld kijken naar een eenvoudig order-to-cash-proces.<\/p>\n\n\n\n

            \n
          1. Een inkooporder (PO)<\/strong> komt binnen via e-mail.<\/li>\n\n\n\n
          2. De medewerker opent de bijlage en controleert of de productcode aanwezig is.<\/li>\n\n\n\n
          3. Is de productcode aanwezig? \u2192 dan voert de medewerker een transactie uit in het ERP-systeem.<\/li>\n\n\n\n
          4. Ontbreekt de productcode? \u2192 dan zoekt de medewerker deze op in het masterdata-bestand.<\/li>\n\n\n\n
          5. Als de code niet voorkomt, stuurt hij een verzoek naar de masterdata-beheerder om het bestand bij te werken.<\/li>\n\n\n\n
          6. Zodra de code is toegevoegd, vult de medewerker de ERP-velden in volgens de procedure.<\/li>\n\n\n\n
          7. De salesorder<\/strong> wordt gegenereerd en gevalideerd.<\/li>\n\n\n\n
          8. De medewerker stuurt een bevestiging terug en archiveert de e-mail.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

            In dit voorbeeld zijn:<\/p>\n\n\n\n

              \n
            • de inputs<\/strong>: de inkooporder en het masterdata-bestand;<\/li>\n\n\n\n
            • de processtappen<\/strong>: controle, lookup, transactie, validatie;<\/li>\n\n\n\n
            • de bronapplicaties<\/strong>: Outlook, ERP en Excel;<\/li>\n\n\n\n
            • de output<\/strong>: een gevalideerde verkooporder.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

              Daarnaast zien we dat de output van een stap (bijv. \u201cproductcode ontbreekt\u201d)
              de input vormt voor een andere (update door de masterdata-beheerder).
              Zo ontstaat een keten van onderling afhankelijke subprocessen.<\/p>\n\n\n\n

              \n\n\n\n

              Wat mist er in het proces?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

              Hoewel het proces de logische stappen toont, ontbreken belangrijke operationele details, zoals:<\/p>\n\n\n\n

                \n
              • tijdslimieten<\/strong> (bijvoorbeeld: orders moeten v\u00f3\u00f3r 16:00 verwerkt zijn);<\/li>\n\n\n\n
              • afhankelijkheden<\/strong> (zoals de updatefrequentie van masterdata, eens per week);<\/li>\n\n\n\n
              • rollen en verantwoordelijkheden<\/strong> (wie mag wat doen?).<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                Dit zijn precies de elementen die in de procedure<\/strong> thuishoren.
                De procedure maakt het proces uitvoerbaar, controleerbaar en geschikt voor automatisering.<\/p>\n\n\n\n

                \n\n\n\n

                Van \u201cAs-Is\u201d naar \u201cTo-Be\u201d<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

                Binnen een automatiseringsproject worden processen altijd beschreven in twee staten:<\/p>\n\n\n\n

                  \n
                • As-Is (huidige situatie)<\/strong>
                  De manier waarop het proces nu loopt, inclusief handmatige stappen, uitzonderingen en gebruikte systemen.
                  Dit vormt de basis voor analyse en kwaliteitsmeting.<\/li>\n\n\n\n
                • To-Be (toekomstige situatie)<\/strong>
                  De gewenste, geoptimaliseerde werkwijze waarin repeterende taken geautomatiseerd zijn,
                  procedures zijn aangescherpt en datastromen gestandaardiseerd.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                  De transitie van As-Is naar To-Be is het hart van procesoptimalisatie binnen het AMM:
                  elke stap richting To-Be is een stap omhoog in volwassenheid.<\/p>\n\n\n\n

                  \n\n\n\n

                  De relatie met datakwaliteit en volwassenheid<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

                  Goede procesbeschrijvingen en procedures zijn niet alleen handig,
                  ze vormen de basis voor datakwaliteit<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

                  Want zonder eenduidige uitvoering van processen is data:<\/p>\n\n\n\n

                    \n
                  • niet consistent<\/strong>,<\/li>\n\n\n\n
                  • niet compleet<\/strong>,<\/li>\n\n\n\n
                  • en zelden betrouwbaar<\/strong> genoeg om op te sturen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

                    Daarom is procesanalyse een kwaliteitsinstrument \u2014
                    het legt vast waar<\/em> data ontstaat, hoe<\/em> deze wordt verwerkt, en waar<\/em> risico\u2019s op vervuiling liggen.
                    Zo wordt elke procesanalyse een stap naar een beter datagedreven kantoor.<\/p>\n\n\n\n

                    \n\n\n\n

                    Samenvatting<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

                    Een proces is een reeks samenhangende activiteiten die input omzetten in output.
                    Het bestaat uit vier componenten: inputs<\/strong>, processtroom<\/strong>, bronapplicaties<\/strong> en outputs<\/strong>.
                    Een procedure beschrijft hoe<\/em> het proces wordt uitgevoerd, inclusief verantwoordelijkheden, regels en uitzonderingen.<\/p>\n\n\n\n

                    Binnen het Accountancy Maturity Model<\/strong> zijn processen en procedures de bouwstenen van volwassenheid:
                    ze zorgen voor structuur, herhaalbaarheid en meetbare kwaliteit.
                    Wie ze goed vastlegt, legt het fundament voor succesvolle automatisering \u2014
                    en voor een organisatie die niet alleen haar werk uitvoert, maar begrijpt hoe ze waarde cre\u00ebert.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                    De bouwstenen van procesanalyse en de brug tussen mens en automatisering Voordat we de rol van de businessanalist binnen automatisering kunnen begrijpen,moeten we eerst stilstaan bij de kern van zijn werk: het proces. Een proces is volgens de American Society for Quality \u201ceen geheel van onderling samenhangende activiteiten die input omzetten in output.\u201dMet andere woorden: […]<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"parent":0,"menu_order":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","template":"","meta":{"_joinchat":[],"footnotes":""},"class_list":["post-309","page","type-page","status-publish","hentry"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/309","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages"}],"about":[{"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/types\/page"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fcomments&post=309"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/309\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":310,"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=\/wp\/v2\/pages\/309\/revisions\/310"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/bjornproost.nl\/index.php?rest_route=%2Fwp%2Fv2%2Fmedia&parent=309"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}